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Unternehmen

Moder­ne Platt­form zu Ein­füh­rung und Betrieb eines Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­kon­zepts (Basis Arbeits­hil­fe) für klei­ne Orga­ni­sa­tio­nen gestartet

Soft­ware-Unter­stüt­zung für die Arbeitshilfe

End­lich nun auch für einen der klei­nen Stan­dards für Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit ver­füg­bar: Soft­ware-Unter­stüt­zung für die Arbeits­hil­fe 4.0

Doch der Rei­he nach.

Wie­so ein Informationssicherheitskonzept?

Vie­le Orga­ni­sa­tio­nen ste­hen vor der Her­aus­for­de­rung, ent­we­der auf­grund gesetz­li­cher Vor­schrif­ten ein Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­kon­zept zu benö­ti­gen, damit den Nach­weis zur Wirk­sam­keit der eige­nen tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Maß­nah­men im Sin­ne der Beleg­pflicht der DSGVO erbrin­gen zu wol­len, weil es der eine oder ande­re Auf­trag­ge­ber für die Teil­nah­me an Aus­schrei­bun­gen for­dert oder schlicht, weil sie fest­ge­stellt haben, dass nur ein gesamt­heit­li­cher Ansatz schüt­zens­wer­te Infor­ma­tio­nen und per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten in der eige­nen Orga­ni­sa­ti­on absi­chern kann. Grün­de gibt es also vie­le, sich um die Ein­füh­rung und den Betrieb eines Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­kon­zepts zu kümmern.

Wel­chen Stan­dard zur Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit wählen?

Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­ma­nage­ment­sys­te­me (kurz ISMS) nach den Stan­dards wie die ISO 27001 oder der BSI IT-Grund­schutz sind bewähr­te Umset­zungs­mög­lich­kei­ten. Sagt man der ISO 27001 ein etwas erhöh­tes Maß an Abs­trakt­heit nach, lei­det der IT-Grund­schutz durch­aus an sei­ner Aus­führ­lich­keit (zumin­dest in 100‑x Stan­dards). Hin­zu kommt, dass der Auf­wand an Zeit und Kos­ten gera­de für klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men (KMU) und Kom­mu­nen weit über die gege­be­nen Mög­lich­kei­ten hinausgeht.

Einen Teil die­ser Lücke nach unten hat vor eini­gen Jah­ren der Stan­dard Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit in 12 Schrit­ten (kurz ISIS12) schlie­ßen kön­nen. Die­ser kommt seit­her in vie­len deut­schen Unter­neh­men und Kom­mu­nen zum Ein­satz, teil­wei­se inklu­si­ve der mög­li­chen Zer­ti­fi­zie­rung durch die DQS GmbH (Und hier reden wir von einer voll­wer­ti­gen, unab­hän­gi­gen Zer­ti­fi­zie­rung, nicht von den durch die bera­ten­de Gesell­schaft als Zer­ti­fi­kat ange­prie­se­nen Testa­te.) ISIS12 lei­tet sich aus dem IT-Grund­schutz ab und wird der­zeit in Rich­tung der Vor­ge­hens­wei­se der ISO 27001 weiterentwickelt.

Für die drei bis­her genann­ten Stan­dards ste­hen bewähr­te Soft­ware­lö­sun­gen zur Ver­fü­gung. Gene­rell sind die­se Stan­dards auch nach unten ska­lier­bar, stel­len den­noch gera­de klei­ne­re Ein­rich­tun­gen nach wie vor vor ein Zeit- und Kos­ten­pro­blem. Die­se immer noch bestehen­de Lücke für klei­ne­re und kleins­te Ein­rich­tun­gen lässt sich mit zwei wei­te­ren Stan­dards in ange­mes­se­nem Kos­ten- und Auf­wands­rah­men schlie­ßen. Die Rede ist vom Stan­dard VdS 10000 (frü­her 3473) sowie der unter dem Pro­jekt­na­men “Arbeits­hil­fe” bekannt gewor­de­nen Sys­te­ma­tik der Inno­va­ti­ons­stif­tung Baye­ri­sche Kom­mu­ne aus Mün­chen.

Gera­de klei­ne und kleins­te Orga­ni­sa­tio­nen fin­den hier einen Werk­zeug­kas­ten, um sich dem The­ma sys­te­ma­tisch zu nähern, vor­han­de­ne tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Schwach­stel­len zu iden­ti­fi­zie­ren und danach kon­ti­nu­ier­lich abzu­stel­len und ein Sicher­heits­kon­zept zu betrei­ben. Die Mög­lich­keit besteht jeder­zeit, in die höhe­ren Sys­te­ma­ti­ken upzugraden.

Die “Arbeits­hil­fe” wur­de im Auf­trag der Baye­ri­schen Kom­mu­na­len Spit­zen­ver­bän­de durch a.s.k. Daten­schutz für die Inno­va­ti­ons­stif­tung Baye­ri­sche Kom­mu­ne ent­wi­ckelt und ist mitt­ler­wei­le in Ver­si­on 4.0 erschie­nen. Trotz die­ses Ursprungs rich­tet sich die Arbeits­hil­fe nicht aus­schließ­lich an kom­mu­na­le Ein­rich­tun­gen. Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit ist uni­ver­sell. Von daher sind ledig­lich eini­ge Begriff­lich­kei­ten für den Ein­satz in Unter­neh­men anzu­pas­sen (Geschäfts­füh­rer statt Bür­ger­meis­ter), das war es schon. Und jetzt mit auch Soft­ware-Unter­stüt­zung für die Arbeitshilfe.

Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­kon­zep­te bes­ser mit Software-Unterstützung

Selbst­ver­ständ­lich las­sen sich Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­kon­zep­te auch mit Papier und Stift oder etwas moder­ner mit­tels Word-For­mu­la­ren und Excel-Tabel­len abbil­den. Bei der Ein­füh­rung mag das auch noch aus­rei­chend sein. Doch im spä­te­ren Betrieb des Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­kon­zepts wird es schnell a) unüber­schau­bar und b) nicht mehr hand­hab­bar, z.B. um Wie­der­vor­la­ge­fris­ten ein­zu­hal­ten. Auch in Bezug auf das jeder­zei­ti­ge Repor­ting /​ Berichts­we­sen ist eine geeig­ne­te Soft­ware­un­ter­stüt­zung unschlagbar.

Die drei gro­ßen Stan­dards ISO 27001, BSI IT-Grund­schutz und ISIS12 kön­nen aus einem gro­ßen Ange­bot geeig­ne­ter Soft­ware­lö­sun­gen wäh­len. Bei den klei­ne­ren Stan­dards wird die Luft sehr schnell dünn bis hin zu feh­len­der Software-Unterstützung.

Soft­ware-Unter­stüt­zung für die Arbeits­hil­fe von a.s.k. Datenschutz

Gera­de für klei­ne Orga­ni­sa­tio­nen sind leicht ver­ständ­li­che und bedien­ba­re Soft­ware-Lösun­gen ein Muß. Zeit für lang­wie­ri­ge Soft­ware-Schu­lun­gen und Ein­ar­bei­tun­gen ist im Zwei­fel Man­gel­wa­re. Oft­mals wer­den klei­ne Ein­rich­tun­gen bei der Ein­füh­rung von exter­nen Dienst­leis­tern unter­stützt, nut­zen mög­li­cher­wei­se auch die Mög­lich­keit eines exter­nen Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­be­auf­trag­ten (sofern sinn­voll umsetzbar).

Hier setzt die Soft­ware-Lösung für unse­re (poten­ti­el­len) Kun­den kon­kret an:

  • Ver­schlüs­se­lung bei Über­tra­gung und Speicherung
  • Mehr­fak­tor-Authen­ti­fi­zie­rung
  • Brow­ser­ba­siert, Apps für Desk­top und mobi­le Geräte
  • Bear­bei­tung und gleich­zei­tig fort­lau­fen­de Doku­men­ta­ti­on aller Prüf­fra­gen der Arbeits­hil­fe und deren Umsetzung
  • Erstel­len von not­wen­di­gen Unteraufgaben
  • Zuwei­sen von Auf­ga­ben und Unter­auf­ga­ben an zustän­di­ge Per­so­nen in der Organisation
  • Dis­kus­si­ons­mög­lich­keit zwi­schen den Betei­lig­ten direkt in einem Prüf­punkt und damit nach­voll­zieh­ba­re Doku­men­ta­ti­on der Ent­schei­dungs­fin­dung und des Umset­zungs­sta­tus sowie des­sen Weiterentwicklung
  • Email-Benach­rich­tun­gen über Ände­run­gen und Auf­ga­ben­zu­wei­sun­gen (Hin­wei­se, kei­ne Über­mitt­lung der kon­kre­ten Inhal­te, die sol­len ja ver­schlüs­selt auf der Platt­form bleiben 🙂 )
  • Ter­min-Erin­ne­run­gen
  • Doku­men­ten­ver­sio­nie­rung
  • Jeder­zeit um wei­te­re Auf­ga­ben zu ergän­zen (z.B. wei­te­re iden­ti­fi­zier­te Schwach­stel­len außer­halb der Fra­gen der Arbeits­hil­fe, Doku­men­ta­ti­on der Bear­bei­tung von Daten­pan­nen etc.)
  • Aus­führ­li­ches Berichts­we­sen nach Kapi­teln, über das gesam­te Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­kon­zept oder nach Zuständigkeiten
  • Über­sich­ten über erle­dig­te /​ offe­ne Auf­ga­ben bzw. besei­tig­te /​ noch vor­han­de­ne Schwachstellen
  • Dis­kus­si­ons­platt­form zur Klä­rung von offe­nen Fragen
  • Betrieb in deut­schen Rechen­zen­tren (Ehren­sa­che)
  • uvm.

 

 

Inter­es­se geweckt an der Arbeits­hil­fe oder der Soft­ware-Lösung? Oder Fra­gen zum The­ma Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­kon­zept oder Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­be­auf­trag­te? Spre­chen Sie uns an.

 

 

 

Was kos­tet ein exter­ner Datenschutzbeauftragter?

“Es kommt dar­auf an” — Was kos­tet ein exter­ner Datenschutzbeauftragter?

Was kos­tet ein exter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter?”, die­se Fra­ge wird desöf­te­ren per Email oder als Blog-Kom­men­tar an uns her­an­ge­tra­gen.  Eine nach­voll­zieh­ba­re Fra­ge, gera­de wenn das eige­ne Unter­neh­men unter die gesetz­li­che Bestell­pflicht für einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten fällt. Und gera­de in wirt­schaft­lich anstren­gen­den Pha­sen sind die Kos­ten ein rele­van­ter Fak­tor. Sind kei­ne wei­te­ren Anga­ben vor­han­den, dann fällt die Beant­wor­tung in etwa so leicht wie die von Fra­gen wie

  • Was kos­tet ein Auto?
  • Wie teu­er ist es, ein Haus zu bauen?
  • Wie viel muss ich für den nächs­ten Som­mer­ur­laub bezahlen?

Die ehr­li­che Ant­wort auf die Fra­ge nach den Kos­ten für einen exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten kann in die­sem Fall nur lau­ten: “Es kommt dar­auf an!”

Auf was kommt es bei den Kos­ten für einen exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten an?

Daten­schutz ist kein Pro­dukt von der Stan­ge, auch wenn das eine oder ande­re rei­ße­ri­sche Bil­lig­hei­mer-Ange­bot das glau­ben machen will. Daten­schutz ist stets eine indi­vi­du­el­le Leis­tung maß­ge­schnei­dert auf Ihre Orga­ni­sa­ti­on. Jede Unter­neh­mung ver­fügt über eine eige­ne Aus­gangs­si­tua­ti­on (Sta­tus Quo wie Anzahl der Mit­ar­bei­ter, Filia­len, Betriebs­rat, Richt­li­ni­en etc.), unter­schied­li­che Res­sour­cen zur Umset­zung, eine Viel­falt an zu betrach­ten­den Fak­to­ren (bei­spiels­wei­se die unter­schied­lichs­ten IT-Lösun­gen) und ein not­wen­di­ges Schutz­ni­veau je nach Bran­che und Art der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten in der Organisation.

All die­se Punk­te bedeu­ten ein Mehr oder Weni­ger an Auf­wand in der Umset­zung und Betreu­ung im Rah­men der Auf­ga­ben eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten nach Art. 39 DSGVO. Sie wir­ken sich dem­nach direkt auf die ent­ste­hen­den Kos­ten aus. Umso wich­ti­ger ist es, mög­lichst vie­le die­ser Aspek­te zu ken­nen, um die ein­gangs genann­te Fra­ge seri­ös und vor allem ohne spä­te­re Preis­nach­ver­hand­lun­gen beant­wor­ten zu kön­nen. Zu die­sem Zweck kön­nen Sie unser kom­for­ta­bles Online-For­mu­lar nut­zen und damit Ihr Ange­bot anfor­dern. Ihre Anga­ben wer­den selbst­ver­ständ­lich ver­trau­lich behandelt.

Wuss­ten Sie schon, dass zahl­rei­che unse­rer Leis­tun­gen aus offi­zi­el­len För­der­mit­teln bezu­schusst wer­den kön­nen? Hier erfah­ren Sie mehr über För­der­mög­lich­kei­ten und Zuschüs­se für Bera­tungs­leis­tun­gen Daten­schutz & Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit von a.s.k. Daten­schutz. Ein wei­te­rer Fak­tor, der Sie unter­stützt, die Belas­tung für die Kos­ten eines exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten gering zu halten.

Wie geht a.s.k. Daten­schutz als exter­ne Daten­schutz­be­auf­trag­te vor?

Im Rah­men eines ein- bis mehr­tä­gi­gen Daten­schutz-Audits vor Ort (zu Coro­na-Zei­ten erst mal nur remo­te) wird der Sta­tus Quo des Daten­si­cher­heit- und Daten­schutz-Niveaus Ihrer Orga­ni­sa­ti­on ermit­telt. Klar defi­nier­te Fra­gen­ka­ta­lo­ge zusam­men mit Ein­zel- und Grup­pen­ge­sprä­chen erge­ben ein deut­li­ches Bild und bil­den die Grund­la­ge für alle wei­te­ren Akti­vi­tä­ten. Nach Aus­wer­tung des Audits und der Gesprä­che steht ein Kata­log von Maß­nah­men und Emp­feh­lun­gen fest, mit des­sen Umset­zung die gesetz­lich vor­ge­schrie­be­nen Not­wen­dig­kei­ten in Ihrem Unter­neh­men sicher­ge­stellt wer­den. Der Kata­log wird in der sog. “Ein­füh­rungs­pha­se” gemein­sam unter Zuhil­fe­nah­me eines Online Pro­jekt Tools umge­setzt. Der Auf­wand für die­se Pha­se wird in Mann­ta­gen gemäß Ihren Anga­ben kal­ku­liert und abge­rech­net. Zumeist ist ein Pau­schal­preis ver­ein­bart, der alle Leis­tun­gen die­ser Pha­se umfasst. Beach­ten Sie mög­li­che För­der­mit­tel und Zuschüs­se.

Nach­dem in der Ein­füh­rungs­pha­se die not­wen­di­ge Basis geschaff­ten wur­de,  schließt sich nun die “Betreu­ungs­pha­se” als exter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter an.  Die­se umfasst ein­ma­li­ge und wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben wie sie Arti­kel 39 DSGVO vor­sieht. Selbst­ver­ständ­lich haben wir die­se Auf­ga­ben um eini­ge wei­te­re Tätig­kei­ten für Sie ergänzt, sofern dadurch kei­ne Inter­es­sens­kon­flik­te zu den Kern­auf­ga­ben des Daten­schutz­be­auf­trag­ten ent­ste­hen. Zu den Auf­ga­ben lesen Sie mehr in unse­rem sepa­ra­ten Blog-Beitrag.

Was kos­tet es Sie auf jeden Fall …

… wenn Sie kei­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten benen­nen, obwohl Sie gesetz­lich dazu ver­pflich­tet sind.

  • Buß­geld (Aus­nah­me: öffent­li­che Stellen)
  • Ihren guten Ruf z.B. bei Datenpannen
  • Viel Ärger mit der Aufsichtsbehörde

Inter­nen oder exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten bestellen?

Die Vor­tei­le einer exter­nen Bestel­lung lie­gen für klei­ne und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men aber auch Kom­mu­nen klar auf der Hand. Dabei spie­len nicht nur die kal­ku­lier­ba­ren und über­schau­ba­ren Kos­ten eine gro­ße Rol­le. Ihre Orga­ni­sa­ti­on pro­fi­tiert spür­bar vom Ein­satz eines exter­nen Datenschutzbeauftragten.

Auf­ga­ben des exter­nen Datenschutzbeauftragten

Was sind die Auf­ga­ben des exter­nen Datenschutzbeauftragten?

Arti­kel 39 Absatz 1 DSGVO defi­niert die Auf­ga­ben des Daten­schutz­be­auf­trag­ten. Dar­aus erge­ben sich 1:1 die Auf­ga­ben des exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten, denn hier wird kei­ne Unter­schei­dung zwi­schen intern und extern getroffen:

Dem Daten­schutz­be­auf­trag­ten oblie­gen zumin­dest fol­gen­de Aufgaben:

a) Unter­rich­tung und Bera­tung des Ver­ant­wort­li­chen oder des Auf­trags­ver­ar­bei­ters und der Beschäf­tig­ten, die Ver­ar­bei­tun­gen durch­füh­ren, hin­sicht­lich ihrer Pflich­ten nach die­ser Ver­ord­nung sowie nach sons­ti­gen Daten­schutz­vor­schrif­ten der Uni­on bzw. der Mitgliedstaaten;

b) Über­wa­chung der Ein­hal­tung die­ser Ver­ord­nung, ande­rer Daten­schutz­vor­schrif­ten der Uni­on bzw. der Mit­glied­staa­ten sowie der Stra­te­gien des Ver­ant­wort­li­chen oder des Auf­trags­ver­ar­bei­ters für den Schutz per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten ein­schließ­lich der Zuwei­sung von Zustän­dig­kei­ten, der Sen­si­bi­li­sie­rung und Schu­lung der an den Ver­ar­bei­tungs­vor­gän­gen betei­lig­ten Mit­ar­bei­ter und der dies­be­züg­li­chen Überprüfungen;

c) Bera­tung – auf Anfra­ge – im Zusam­men­hang mit der Daten­schutz-Fol­gen­ab­schät­zung und Über­wa­chung ihrer Durch­füh­rung gemäß Arti­kel 35;

d) Zusam­men­ar­beit mit der Aufsichtsbehörde;

e) Tätig­keit als Anlauf­stel­le für die Auf­sichts­be­hör­de in mit der Ver­ar­bei­tung zusam­men­hän­gen­den Fra­gen, ein­schließ­lich der vor­he­ri­gen Kon­sul­ta­ti­on gemäß Arti­kel 36, und gege­be­nen­falls Bera­tung zu allen sons­ti­gen Fragen.

Als exter­ne Daten­schutz­be­auf­trag­te kann und darf man durch­aus noch etwas mehr an Auf­ga­ben übernehmen

  • Pfle­ge des Ver­zeich­nis­ses von Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten nach inter­ner Zuarbeit
  • Kon­ti­nu­ier­li­che Schu­lung und Sen­si­bi­li­sie­rung Ihrer Mit­ar­bei­ter durch eLear­ning, Webi­na­re, Vor-Ort-Schu­lun­gen, Mit­ar­bei­ter­zei­tung, News­let­ter und vie­les mehr
  • Prü­fung von Ver­ein­ba­run­gen mit exter­nen Dienst­leis­tern nach Art. 28 DSGVO Auftragsverarbeitung
  • Prü­fen und Über­wa­chen der tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Maß­nah­men Ihrer exter­nen Dienst­leis­ter nach Art. 28 + 32 DSGVO
  • und noch so eini­ges mehr

Was ein Daten­schutz­be­auf­trag­ter nicht leis­ten kann?

Lei­der immer noch viel zu oft ist eine etwas irra­tio­na­le Erwar­tungs­hal­tung anzu­tref­fen. Mit der Benen­nung eines (exter­nen) Daten­schutz­be­auf­trag­ten ist eine Orga­ni­sa­ti­on mit­nich­ten von den Ver­pflich­tun­gen aus der DSGVO für die Orga­ni­sa­ti­on und die damit ver­bun­de­nen Tätig­kei­ten, Auf­ga­ben und Zuar­bei­ten befreit. Es sind nach wie vor alle Orga­ni­sa­ti­ons­ebe­nen gefor­dert, aktiv das The­ma Daten­schutz zu gestal­ten und dem Daten­schutz­be­auf­trag­ten zuzu­ar­bei­ten. Wenn Sie sich die Auf­stel­lung der Auf­ga­ben des Daten­schutz­be­auf­trag­ten aus Art. 39 DSGVO zu Beginn die­ses Bei­trags noch mal in Erin­ne­rung rufen, sind des­sen Beratungs‑, Kon­troll- und Über­prü­fungs­auf­ga­ben kon­kret defi­niert. Bei die­ser Auf­zäh­lung fehlt zu Recht der Begriff “Umset­zen”. Daten­schutz wird durch alle Mit­ar­bei­ter einer Orga­ni­sa­ti­on “umge­setzt” bzw. gelebt. Der Daten­schutz­be­auf­trag­te wirkt auf die rechts­kon­for­me Daten­ver­ar­bei­tung in der Orga­ni­sa­ti­on hin, u.a. durch Bera­tung, und über­prüft die­se im Rah­men sei­ner Kon­troll- und Überwachungsfunktion.

Inter­es­se an einem exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten geweckt?

Sie benö­ti­gen einen (exter­nen) Daten­schutz­be­auf­trag­ten? Dann nut­zen Sie unse­re lang­jäh­ri­ge Erfah­rung und das Know How als exter­ne Daten­schutz­be­auf­trag­te für zahl­rei­che unter­schied­li­che Orga­ni­sa­tio­nen zum Schutz Ihres Unter­neh­mens. Spre­chen Sie uns an.

Über­sicht der DSGVO Bußgelder

Mit schö­ner Regel­mä­ßig­keit hört und liest man in den Medi­en etwas von Buß­gel­dern im Daten­schutz basie­rend auf der DSGVO oder ande­rer Daten­schutz­ge­set­ze. Mer­ken kann man sich die alle nicht. Doch es kann nicht scha­den, das eine oder ande­re Buß­geld für ver­schie­de­ne For­men an Daten­schutz­ver­stö­ßen zu ken­nen. DSGVO Buß­gel­der soll­ten zwar nicht der allei­ni­ge Antrieb zur Ein­hal­tung von Rechts­vor­schrif­ten sein, aber viel­leicht muss man als inter­ner oder exter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter auch mal mit Zah­len kom­men, damit sich etwas in der Orga­ni­sa­ti­on bewegt 🙂

Über­sicht der DSGVO Bußgelder

Und da ist es sehr hilf­reich, dass sich die Betrei­ber von https://​dsgvo​-por​tal​.de die Mühe machen, stets aktu­el­le Buß­gel­der zu erfas­sen und zu kata­lo­gi­sie­ren. Kann ja ganz hilf­reich sein, zu wis­sen und anzu­füh­ren, dass für Wer­be­an­ru­fe ohne Ein­wil­li­gung, Infor­ma­ti­ons­män­gel in Apps und unzu­rei­chen­de TOM (tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men) die ita­lie­ni­sche Daten­schutz­auf­sicht im Janu­ar 2020 ein Buß­geld in Höhe von 27,8 Mio Euro ver­hängt hat. Die genann­ten Ver­stö­ße sind ja nicht sel­ten. Viel­leicht ein wei­te­rer Anstoß, um sol­che Män­gel in der eige­nen Orga­ni­sa­ti­on anzugehen.

Die im Por­tal gelis­te­ten DSGVO Buß­gel­der las­sen sich nach diver­sen Kri­te­ri­en sor­tie­ren und anzei­gen, z.B. nach Buß­geld­hö­he, Datum, Land und auch Buß­geld­emp­fän­ger (da fin­den sich eini­ge alte Bekann­te, aber auch sehr vie­le neue Namen). Ein Wer­muts­trop­fen, wenn man das so sehen mag, ist jedoch vor­han­den: In der Über­sicht fin­den sich die Buß­gel­der, wel­che von den Auf­sichts­be­hör­den ver­hängt wur­den. Das muss nicht iden­tisch sein, was von den betrof­fe­nen Orga­ni­sa­tio­nen z.B. nach Beschrei­ten des Rechts­we­ges dann wirk­lich gezahlt wur­de. Sofern es hier­zu Erkennt­nis­se gibt, fin­den sich die­se unter den Details, die man zu jedem Vor­gang auf­ru­fen kann. Dar­in wird auch die Art des Ver­sto­ßes wei­ter konkretisiert.

Dan­ke an die Betrei­ber des Portals.

Das Anhe­ben der Mit­ar­bei­ter­gren­ze für die Bestell­pflicht eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten senkt nicht die Bürokratie

Daten­schutz-Anpas­sungs­ge­setz 2019 und die Folgen

Die Uni­ons­par­tei­en las­sen sich fei­ern bzw. fei­ern sich selbst. Von einem Weg­fall der Büro­kra­tie im Daten­schutz für klei­ne Betrie­be und Ver­ei­ne ist die Rede. Das The­ma Daten­schutz sei jetzt viel ein­fa­cher und weni­ger auf­wän­dig für eine Viel­zahl von Betrie­ben und Ver­ei­nen. Anlass ist die Ver­ab­schie­dung eines Anpas­sungs­ge­set­zes mit not­wen­di­gen Kor­rek­tu­ren in 154 natio­na­len Geset­zen im Bun­des­tag am ver­gan­ge­nen Frei­tag, zu nächt­li­cher Unzeit. Und es stimmt, eine Anpas­sung zahl­rei­cher natio­na­ler Geset­ze und Rege­lun­gen war durch die DSGVO aus Mai 2018 not­wen­dig gewor­den. Doch was aktu­ell in ver­schie­de­nen Medi­en als Erfolg für den Abbau von Büro­kra­tie gefei­ert wird, allen vor­an bei Hand­werks­kam­mern und Ver­ei­nen, das ent­behrt einer Grund­la­ge. Noch dazu zeugt es davon, dass die Betei­lig­ten, das The­ma Daten­schutz und die recht­li­chen Anfor­de­run­gen nicht ganz umris­sen haben.

Hin­ter­grund ist die Anhe­bung der Mit­ar­bei­ter­gren­ze, ab der für Unter­neh­men und Ver­ei­ne die Bestell­pflicht für einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten vor­liegt. War hier bis­her die Gren­ze von min­des­tens 10 (mit der Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten befass­ten) Mit­ar­bei­tern gezo­gen, soll zukünf­tig — die Zustim­mung im Bun­des­rat vor­aus­ge­setzt — erst ab 20 Mit­ar­bei­tern eine Bestell­pflicht für einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten vor­lie­gen. Die Ver­ant­wort­li­chen ver­spre­chen den betrof­fe­nen Unter­neh­men und Ver­ei­nen eine spür­ba­re büro­kra­ti­sche Ent­las­tung im Daten­schutz. Ist dem so?

Weg­fall des Daten­schutz­be­auf­trag­ten bedeu­tet weni­ger Datenschutz-Bürokratie?

Ein kla­res NEIN. Und das ist auch ganz ohne juris­ti­sche Kennt­nis­se ganz leicht zu beant­wor­ten. Die DSGVO schreibt (wie übri­gens auch das vor­he­ri­ge Daten­schutz­recht) die Bestell­pflicht eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten unter gewis­sen Vor­aus­set­zun­gen vor. Eben­so beinhal­tet das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz in neu­er Fas­sung 2018 die Bestell­pflicht eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten und kon­kre­ti­siert im Rah­men einer sog. Öff­nungklau­sel wei­te­re Vor­aus­set­zun­gen. So heißt es im § 38 Abs. 1 BDSG n.F.

Ergän­zend zu Arti­kel 37 Absatz 1 Buch­sta­be b und c der Ver­ord­nung (EU) 2016/​679 benen­nen der Ver­ant­wort­li­che und der Auf­trags­ver­ar­bei­ter eine Daten­schutz­be­auf­trag­te oder einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten, soweit sie in der Regel min­des­tens zehn Per­so­nen stän­dig mit der auto­ma­ti­sier­ten Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten beschäf­ti­gen. Neh­men der Ver­ant­wort­li­che oder der Auf­trags­ver­ar­bei­ter Ver­ar­bei­tun­gen vor, die einer Daten­schutz-Fol­gen­ab­schät­zung nach Arti­kel 35 der Ver­ord­nung (EU) 2016/​679 unter­lie­gen, oder ver­ar­bei­ten sie per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten geschäfts­mä­ßig zum Zweck der Über­mitt­lung, der anony­mi­sier­ten Über­mitt­lung oder für Zwe­cke der Markt- oder Mei­nungs­for­schung, haben sie unab­hän­gig von der Anzahl der mit der Ver­ar­bei­tung beschäf­tig­ten Per­so­nen eine Daten­schutz­be­auf­trag­te oder einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten zu benennen.

Die­se Gren­ze von min­des­tens 10 Per­so­nen für die Bestell­pflicht eines inter­nen oder exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten soll nun mit den aktu­el­len Anpas­sun­gen, denen der Bun­des­rat noch zustim­men muss (was sehr wahr­schein­lich ist), auf 20 Per­so­nen ange­ho­ben wer­den. Weder in den bis­he­ri­gen Begrün­dun­gen und Erläu­te­run­gen zu die­sem Geset­zes­ent­wurf noch in den zahl­rei­chen Pres­se­ar­ti­keln der Uni­ons­par­tei­en, den Befür­wor­tern die­ser Ände­rung oder Wirt­schafts­ver­bän­den ist jedoch eine nach­voll­zieh­ba­re Erklä­rung vor­han­den, wie­so dies nun weni­ger Büro­kra­tie für die betrof­fe­nen Unter­neh­men und Ver­ei­ne bedeutet.

Es wird auch sehr schwer sein, eine sol­che Erklä­rung zu fin­den. Denn der Daten­schutz­be­auf­trag­te sorgt nicht für die Büro­kra­tie im Daten­schutz. Das über­neh­men die Geset­ze und teil­wei­se auch die nicht immer kla­ren bzw. gele­gent­lich pra­xis­fer­nen Aus­le­gun­gen der Landesdatenschutzbehörden.

“Ja, aber jetzt müs­sen klei­ne Unter­neh­men und Ver­ei­ne für den Daten­schutz nichts mehr tun!”

Auch hier wie­der eine kla­re Aus­sa­ge: DOCH! Ohne jetzt mal eine Unter­schei­dung zwi­schen Behör­den, Unter­neh­men oder Ver­ei­nen vor­zu­neh­men: Ein Para­graph von 85 ins­ge­samt im BDSG n.F. wur­de ange­passt, die sons­ti­gen Anfor­de­run­gen aus dem BDSG und der DSGVO (99 wei­te­re Arti­kel) blei­ben von der Gren­ze zur Bestell­pflicht eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten unbe­rührt. Rech­nen wir doch ein­fach mal:

85 BDSG + 99 DSGVO = 184 DATENSCHUTZ
1 von 184 = 0,54% Änderung

Da kann schon mathe­ma­tisch kei­ne all­zu­gro­ße Ent­las­tung bei her­aus­kom­men. Denn um es mit aller Deut­lich­keit zu sagen, ALLE Anfor­de­run­gen, die von Unter­neh­men und Ver­ei­nen als büro­kra­ti­sche “Belas­tung” emp­fun­den wer­den, blei­ben wei­ter­hin bestehen und müs­sen ent­spre­chend erfüllt wer­den (eini­ge Beispiele):

  • Pflicht zum Erstel­len und Pfle­gen eines Ver­zeich­nis­ses von Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten nach Art. 30 DSGVO? CHECK — muss auch ohne Daten­schutz­be­auf­trag­ten umge­setzt werden
  • Iden­ti­fi­ka­ti­on, Bewer­tung und Mel­dung von Daten­pan­nen an Auf­sichts­be­hör­de und Betrof­fe­ne nach Art. 33, 34 DSGVO? CHECK — muss auch ohne Daten­schutz­be­auf­trag­ten umge­setzt werden
  • Prü­fen aus­rei­chen­der tech­ni­scher und orga­ni­sa­to­ri­scher Maß­nah­men von exter­nen Dienst­leis­tern und Ver­ein­ba­rung zur Auf­trags­ver­ar­bei­tung gemäß Art. 28, 32 DSGVO? CHECK — muss auch ohne Daten­schutz­be­auf­trag­ten umge­setzt werden
  • Bear­bei­ten und Sicher­stel­len von Betrof­fe­nen­rech­ten nach Art. 12–23 DSGVO inkl. Zusam­men­stel­len und Zur­ver­fü­gung­stel­len der Anga­ben zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten? CHECK — muss auch ohne Daten­schutz­be­auf­trag­ten umge­setzt werden
  • Sicher­heit der eige­nen Ver­ar­bei­tung regel­mä­ßig prü­fen und not­wen­di­ge Anpas­sun­gen sicher­stel­len nach Art. 32 DSGVO? CHECK — muss auch ohne Daten­schutz­be­auf­trag­ten umge­setzt werden
  • Risi­ko­ab­schät­zung von Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten bis hin zur Daten­schutz-Fol­gen­ab­schät­zung nach Art. 32+35 DSGVO? CHECK — muss auch ohne Daten­schutz­be­auf­trag­ten umge­setzt werden
  • Regel­mä­ßi­ge Schu­lung und Sen­si­bi­li­sie­rung von Mit­ar­bei­tern, nicht nur am Tag der Ein­stel­lung, nach Art. 39 Abs. 1 lit b DSGVO? CHECK — muss auch ohne Daten­schutz­be­auf­trag­ten umge­setzt werden
  • Und die­se Lis­te lie­ße sich noch um vie­le wei­te­re (durch­aus auch mal) “büro­kra­tie­be­haf­te­te” Tätig­kei­ten fort­füh­ren .… CHECK — muss auch ohne Daten­schutz­be­auf­trag­ten umge­setzt werden

Die von der beschlos­se­nen Anpas­sung aus­ge­sen­de­te Bot­schaft ist durch­aus als toxisch zu bezeich­nen. Der Fehl­glau­be, mit Weg­fall der Bestell­pflicht ent­fie­len auch alle ande­ren daten­schutz­recht­li­chen Anfor­de­run­gen war auch im alten BDSG vor 2018 weit ver­brei­tet. Aus unse­rer Erfah­rung quä­len sich seit der DSGVO gera­de die Betrie­be und Ver­ei­ne mit dem Daten­schutz am meis­ten, wel­che es in den Jah­ren davor unter dem alten Daten­schutz­recht etwas läs­sig haben ange­hen las­sen. Für die­se Ver­säum­nis­se und auch die gene­rel­len recht­li­chen For­ma­li­tä­ten im Daten­schutz­recht kann der Daten­schutz­be­auf­trag­te jedoch nichts. Im Gegen­teil: Der Daten­schutz­be­auf­trag­te wäre der idea­le Ansprech­part­ner mit aus­rei­chend Wis­sen und Sach­ver­stand, um die­se büro­kra­ti­schen Anfor­de­run­gen pro­blem­los zu meis­tern und für eine Daten­schutz-Kul­tur in der Orga­ni­sa­ti­on zu sorgen.

Daten­schutz­ver­stö­ße und Buß­gel­der wer­den zunehmen

Man muss kein Wahr­sa­ger sein, dass sowohl die Zahl der Daten­schutz­ver­stö­ße und die der Buß­gel­der nun zuneh­men wird. Die Lan­des­da­ten­schutz­be­hör­den haben bereits in 2018, in der Pla­nungs­pha­se für die­ses Anpas­sungs­ge­setz signa­li­siert, mit der vor­han­de­nen Per­so­nal­aus­stat­tung kei­ne bera­ten­den, son­dern nur noch kon­trol­lie­ren­de Tätig­kei­ten aus­üben zu kön­nen. Eine Auf­sto­ckung ist nach unse­rem Kennt­nis­stand in kei­nem Bun­des­land geplant. Sorg­te bis­her der Daten­schutz­be­auf­trag­te für das not­wen­di­ge Wis­sen in klei­nen Unter­neh­men und Ver­ei­nen, so geht die­ses Wis­sen nun im Rah­men der ver­meint­li­chen “Ent­bü­ro­kra­ti­sie­rung” von Bord. Damit ste­hen übli­cher­wei­se Inha­ber, Geschäfts­füh­rer und Ver­eins­vor­stän­de in der Pflicht, für die kor­rek­te Umset­zung und den Betrieb des Daten­schut­zes Sor­ge zu tra­gen. Und da reden wir bis­her nur von den For­ma­li­tä­ten, sie­he Abschnitt zuvor. Ein akti­ver Daten­schutz­be­auf­trag­ter ist Bera­ter, Coach, Moti­va­tor und Kon­trol­leur zugleich. Ein akti­ver Daten­schutz­be­auf­trag­ter sorgt bei guter Auf­ga­ben­er­fül­lung für einen geleb­ten Daten­schutz in der Orga­ni­sa­ti­on. Auch die­se Auf­ga­be obliegt nun ande­ren Ver­ant­wort­li­chen. Woher kommt der not­wen­di­ge Zeit­an­teil dafür, wo doch alle Unter­neh­men per­so­nell auf spit­zer Kan­te fah­ren? Woher kommt das not­wen­di­ge Wis­sen für die kor­rek­te Umset­zung des Daten­schut­zes? Wird es jetzt 4‑stündige Crash-Kur­se der ein­schlä­gi­gen Anbie­ter geben “DSGVO ohne Büro­kra­tie und Auf­wand für Geschäfts­füh­rer und Ver­eins­vor­stän­de”, selbst­ver­ständ­lich mit bun­tem Zer­ti­fi­kat auf Hoch­glanz? Gute Kur­se zum Ein­stieg für einen DSB dau­ern 5 Tage. Und danach hat der DSB immer noch einen lan­gen Weg vor sich, bis er weiß, was und wie es kon­kret zu tun ist!

Und wenn etwas pas­siert oder im Fal­le einer Über­prü­fung als Man­gel fest­ge­stellt wird, die Haf­tung bleibt. Die bis­he­ri­ge Art von “Ver­si­che­rung” oder zumin­dest die Mög­lich­keit zur Ver­rin­ge­rung von Ein­tritts­wahr­schein­lich­kei­ten von Risi­ken und Män­geln, die wird jetzt per Gesetz von Bord geschickt, wenn der Bun­des­rat nicht noch zur Ver­nunft kommt.

Der Bun­des­da­ten­schutz­be­auf­trag­te Ulrich Kel­ber twit­ter­te nicht zu Unrecht:

Mit der Ver­wäs­se­rung der Anfor­de­rung zur Ernen­nung eines betrieb­li­chen Daten­schutz­be­auf­trag­ten wird den Unter­neh­men nur Ent­las­tung sug­ge­riert. Daten­schutz­pflich­ten blei­ben, Kom­pe­tenz fehlt ohne bDSB. Fol­ge wer­den mehr Daten­schutz­ver­stös­se und Buß­gel­der sein ☹️

Im Ergeb­nis haben klei­ne Unter­neh­men und Ver­ei­ne nur weni­ge Möglichkeiten:

  1. Igno­ranz des The­mas Daten­schutz: Sie­he Haf­tung und Bußgelder
  2. Eigen­re­gie und Prin­zip Hoff­nung: Inha­ber, Geschäfts­füh­rer oder Ver­eins­vor­stand eig­nen sich in ihrer eh schon knap­pen Zeit das not­wen­di­ge Know How an, hal­ten die­ses aktu­ell und küm­mern sich um die kor­rek­te Umset­zung in der eige­nen Orga­ni­sa­ti­on. Wie rea­lis­tisch wird das sein?
  3. Exter­nes Know How zukau­fen: Da das not­wen­di­ge Wis­sen und die Mög­lich­keit zur Wei­ter­bil­dung nicht gege­ben sind, wird das Know How extern zugekauft
  4. Inter­nen Mit­ar­bei­ter für das The­ma Daten­schutz aus­bil­den und Auf­ga­ben über­tra­gen: Kos­ten für die Aus- und Wei­ter­bil­dung, not­wen­di­ge Zeit­an­tei­le müs­sen ein­ge­plant werden

Übri­gens sind die Vari­an­ten 3 und 4 ganz nah am exter­nen und inter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten. Und ob Vari­an­ten 1 und 2 so geschickt sind, die Erfah­rung muss jetzt jeder Ver­ant­wort­li­che für sich selbst machen. Sofern die­ser in Betracht zieht, die Auf­wei­chung zur Gren­ze der Bestell­pflicht nach oben für die eige­nen Orga­ni­sa­ti­on zu nutzen.

Was hät­te der Gesetz­ge­ber bes­ser machen können?

Die Sinn­haf­tig­keit der Anhe­bung der Gren­ze für die Bestell­pflicht eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten kann man durch­aus in Zwei­fel zie­hen. Dabei hät­te der Gesetz­ge­ber — zumin­dest in Tei­len — durch­aus die Mög­lich­keit gehabt, für Klar­heit zu sor­gen. Die­se wur­de jedoch ver­säumt. So hät­te der immer noch schwe­len­de Kon­flikt mit dem Recht auf freie Mei­nungs­äu­ße­rung und dem Recht auf infor­ma­tio­nel­le Selbst­be­stim­mung auch oder gera­de im Rah­men jour­na­lis­ti­scher Tätig­kei­ten gelöst wer­den kön­nen. Ein paar klä­ren­de Para­gra­phen zu der noch immer herr­schen­den Unsi­cher­heit beim Anfer­ti­gen und Nut­zen von Foto­gra­fien im Kon­flikt mit dem KUG hät­ten durch­aus auch Charme gehabt. Ob es zweck­dien­lich für das The­ma Daten­schutz ist, das BSI von Tei­len der Betrof­fe­nen­rech­te zukünf­tig aus­zu­neh­men und die Rechen­schafts­pflicht hier ein­zu­schrän­ken, darf durch­aus auch in Zwei­fel gezo­gen wer­den. Man hät­te sich aber auch um den vom Bun­des­ver­fas­sungs­ge­richt vor kur­zem für ungül­tig erklär­ten § 4 Abs. 1 BDSG zur Video­über­wa­chung küm­mern kön­nen oder zumin­dest klar­stel­len kön­nen, dass euro­päi­sches Recht hier gilt. Da kann man es auch nur noch mit einem leich­ten Schmun­zeln zur Kennt­nis neh­men, dass jetzt auch der Digi­tal­funk der Poli­zei einer 75-tägi­gen Vor­rats­da­ten­spei­che­rung unter­wor­fen wer­den soll. Und das, wo die aktu­el­le Frist von 70 Tagen zur Zeit aus­ge­setzt ist und vor dem Bun­des­ver­fas­sungs­ge­richt geklärt wird.

Es gibt viel Ver­bes­se­rungs­po­ten­ti­al im Bereich Daten­schutz, gar kei­ne Fra­ge. Ein­heit­li­che und pra­xis­na­he Aus­le­gun­gen sei­tens der Lan­des­da­ten­schutz­be­hör­den hät­ten enor­mes Poten­ti­al, auch die Akzep­tanz des The­mas Daten­schutz gene­rell zu erhö­hen. Hier kann der Gesetz­ge­ber jedoch nicht regelnd ein­grei­fen, außer man wür­de die Lan­des­da­ten­schutz­be­hör­den auf­lö­sen und in einer zen­tra­len Orga­ni­sa­ti­on des Bun­des zusam­men­fas­sen. Statt­des­sen wird nun in klei­nen Schif­fen und Boo­ten der Lot­se von Bord geschickt. Die Zukunft wird zei­gen, ob die gewünsch­te Ent­bü­ro­kra­ti­sie­rung damit Ein­zug hält. Es steht nicht zu vermuten.

Übri­gens ein Schelm, wer Böses dabei denkt: Der Pas­sus zur Anhe­bung der Gren­ze von 10 auf 20 Mit­ar­bei­ter wur­de erst Mon­tag, den 24.06.2019 — also sehr kurz­fris­tig vor der Ver­ab­schie­dung am Frei­tag im Bun­des­tag — (wie­der) eingefügt.

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