Unsere Kunden wissen es (hoffentlich), wie wir Datenschutz “managen” in der Zusammenarbeit mit ihnen. Interessenten, aber auch Kolleginnen und Kollegen aus der Branche fragen jedoch durchaus mal nach. “Wie macht ihr das mit dem das mit dem Datenschutzmanagement mit euren Kunden bei der a.s.k. Datenschutz als externe Datenschutzbeauftragte?”
Glücklicherweise haben nur wenige Interessenten bzw. potentielle Kunden bereits eine wie auch immer geartete Datenschutz-Software von der Stange. Nicht, weil diese generell unbrauchbar wären, aber in der Zusammenarbeit intern / extern meist doch eher suboptimal. Auch wenn sich langsam die eine oder andere Cloud-Lösung darunter befindet, so laufen diese Anwendungen meist on premise, sprich auf den Systemen des Kunden. Für uns Externe hieße dies, eine Vielzahl an VPN-Clients und Zugangslösungen auf allen Geräten des a.s.k.-Teams einzurichten und zu pflegen. Ein beachtlicher Aufwand. Und es soll sogar Organisationen geben, die einen Fernzugriff auf interne Systeme komplett untersagen. Von daher auch nicht optimal.
Hinzu kommt, dass wir ja nicht nur als externe Datenschutzbeauftragte arbeiten, sondern auch im Bereich Informationssicherheit tätig sind. Hier sind u.a. aufgrund zeitlicher Vorgaben (wie z.B. Fördermittelfristen) eine systematische Projektleitung und ein enges Führen der zu erledigenden Aufgaben kritische Erfolgsfaktoren.
Eine Plattform für (fast) alles, nicht nur für Datenschutzmanagement muss her
Also haben wir uns vor über 10 Jahren auf die Suche nach der eierlegenden Wollmilchsau oder — wie wir hier in Franken sagen — der bierbrauenden Schäufeleklosskuh gemacht. Zwingende Voraussetzungen waren:
Einfacher Zugang sowohl für unsere Kunden als auch uns
Leichte Verständlichkeit und Bedienbarkeit
Hohes Maß an Sicherheit (u.a. Verschlüsselung nicht nur bei Bewegtdaten, sondern auch im Ruhezustand)
Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer administrativ Pflicht (sonst kein Zugang / Zugriff)
Flexible Einsetzbarkeit für unsere Themen
Dabei sollte es stets möglich sein, vorgefertigte Inhalte mit unseren Kunden gemeinsam bearbeiten zu können, einfach neue Inhalte ergänzen zu können und bei Projekten auch das Zeitmanagement im Blick haben zu können. Und das Ganze ohne stundenlange Einführungen, Schulungen oder Handbuchwälzerei.
Je mehr wir uns im Markt umgesehen und Tools getestet haben, desto größer wurden dann auch unsere Ansprüche 🙂
Dokumentenmanagement (zumindest Versionierung) wäre nicht verkehrt.
Automatische Wiedervorlagen z.B. für regelmäßige TOM-Nachprüfungen bei Auftragsverarbeitern ein Gedicht.
Dokumentation (auch im Zuge der Nachweisbarkeit und Belegbarkeit) von Diskussionen zu Fragen von Kunden an zentraler Stelle statt stundenlanger Recherché in zahlreichen Postfächern (gerade bei Mitarbeiterwechseln eine Pest).
Übersichtliche Darstellung erledigter und noch offener ToDos, einerseits zur Motivation der Beteiligten, aber auch zur Erleichterung des Berichtswesens.
Bearbeiten und Dokumentieren von Betroffenenanfragen und Datenschutzverletzungen mit einfacher Möglichkeit des Löschens nach abgelaufener Aufbewahrungsfrist.
Und … und … und … unsere Wunschliste wurde immer länger.
Ja, stimmt. Zahlreiche der im Markt erhältlichen Tools für Datenschutzmanagement können das irgendwie, teilweise oder gänzlich. Irgendeine Kröte muss man aber doch schlucken. Und man erhält “Datenschutz von der Stange”. Und sie können halt meist auch “nur” Datenschutz. Die Steuerung eines ISMS auf Basis des BSI IT-Grundschutz oder anderer Standards als externer Projektleiter ist damit selten zu stemmen. Von anderen Aufgaben in unserem Arbeitsalltag ganz zu schweigen. Und für alles ein jeweils anderes Tool einzusetzen, ist am Ende auch keine Lösung.
Vor vielen Jahren die Lösung: Datenschutzmanagement via Stackfield
Und dann haben wir nach längerer Suche vor vielen Jahren unsere bierbrauende Schäufeleklosskuh gefunden. Die Münchner Stackfield GmbH hatte mit dem Produkt Stackfield eine Alternative zu Trello (einem bekannten US-Kanban-Board) am Start und sowohl das vorhandene Produkt als auch die weitere Roadmap waren vielversprechend. Und den Einsatz als zentrales System für Datenschutzmanagement für unsere Kunden und uns, aber auch als Projektmanagement-Tool haben wir seither keine Sekunde bereut. Aufgrund der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Produkts sind mittlerweile noch zahlreiche Features hinzugekommen, die wir nicht auf unserer Liste hatten, die aber den Arbeitsalltag in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden noch weiter erleichtern. Direkte verschlüsselte Chat-Funktion, Videokonferenzen (geplant oder adhoc) innerhalb der Projektumgebung ohne separates Tool, Wissensmanagement und noch so vieles mehr. Aus unserem Arbeitsalltag ist Stackfield nicht mehr wegzudenken. Auch abseits der Zusammenarbeit mit Kunden ist Stackfield für rein interne a.s.k.-Angelegenheiten ein ebenso wichtiges Instrument geworden. Auf den ersten Blick mag Stackfield einem wie ein Aufgaben-/Projektmanagement-Tool unter vielen erscheinen. Doch unter der Haube steckt noch sehr viel mehr.
Doch bevor wir das nun lang und breit erklären und damit den Umfang dieses Beitrags sprengen würden: Der geschätzte Stephan Hansen-Oest, auch bekannt als “Datenschutz-Guru” (selbst wenn er das so nicht hören mag, er ist einer) hat vor einiger Zeit einen Videocast mit uns zu dem Thema “Stackfield als DSMS” gemacht. Unter dem Titel “So arbeiten Datenschutzbeauftragte — a.s.k. Datenschutz” kann sich jeder, der mag, weitere Details zur Einsatzweise dieser Lösung anschauen , die nicht von der Stange kommt. Viel Spaß beim Schauen!
Und bevor jemand fragt: Nein, dieser Beitrag ist kein Werbebeitrag und nicht gesponsort. Wir erhalten auch keine Vergünstigungen oder Kickbacks irgendeiner Art. Wir sind einfach von dem Tool so begeistert, dass wir darüber berichten wollten.
BSI: Warnung vor Kaspersky — Kein Einsatz von Produkten aus dem Hause Kaspersky mehr
“Das BSI empfiehlt, Anwendungen aus dem Portfolio von Virenschutzsoftware des Unternehmens Kaspersky durch alternative Produkte zu ersetzen.” Diese Warnung vor Kaspersky spricht das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik mit einiger Verzögerung und auch erst nach drängenden Nachfragen des Heise Verlags nun seit einigen Tagen offiziell aus.
Warnung vor Kaspersky berechtigt oder Panikmache?
Dazu kann man nun stehen wie man will. Wieso erst jetzt? Wieso nicht schon im Zuge der Annexion der Krim, als sich die totalitären Risiken bereits klar abzeichneten? Sei es drum. Ein Risiko ist nicht generell von der Hand zu weisen, von daher ist Vorbeugen besser als hinterher schlauer zu sein.
Das BSI schreibt dazu:
“Virenschutzsoftware hat tiefgehende Eingriffsrechte in PCs, Smartphones, Laptops und andere IT-Infrastrukturen. Vertrauen in die Zuverlässigkeit und den Eigenschutz des jeweiligen Herstellers sowie seiner authentischen Handlungsfähigkeit ist daher entscheidend für den sicheren Einsatz solcher Systeme.”
Schwachstellen in der eigentlichen Software können daher schnell zur Kompromittierung einzelner Geräte, aber auch ganzer Systemlandschaften führen. Das ist kein generelles Problem der Kaspersky-Produkte, sondern von jeder Software, die so tief in die Betriebssysteme verzahnt ist. In diesem konkreten Fall führt das BSI in seiner Warnung vor Kaspersky weiter aus:
“Im Kontext des Krieges, den Russland gegen die Ukraine führt, könnte ein russischer IT-Hersteller selbst offensive Operationen durchführen, oder gegen seinen Willen dazu gezwungen werden, Zielsysteme anzugreifen, oder als Opfer einer Cyber-Operation ohne seine Kenntnis ausspioniert oder als Werkzeug für Angriffe gegen seine eigenen Kunden missbraucht werden.”
Guter Rat ist teuer
Was heißt diese Warnung vor Kaspersky jetzt konkret? Je weniger komplex die betroffene Systemumgebung ist und gerade auf einem Einzelgerät zuhause, desto leichter fällt der Umstieg auf einen anderen Anbieter. In größeren Systemumgebungen werden jedoch selten nur Virenschutzprodukte, sondern meist ganze Sicherheitssuiten der Anbieter genutzt. Damit fallen dann schnell auch wichtige Schutzmechanismen wie Spam-Filterung, Schutz der USB-Ports und viele mehr weg. Da ist es mit einer einfachen De-Installation und Neu-Installation eines anderen Produkts nicht mal eben so getan. Dazu kommen laufende Lizenzgebühren, die weiterhin bis zum Ende der Vertragslaufzeit zu leisten sind. Sonderkündigungsrecht? Sieht aktuell nicht so aus, aber darüber sollen die Juristen streiten. D.h. durch den Umstieg auf eine andere Lösung bzw. einen anderen Anbieter fallen zusätzlich Lizenzgebühren an, von der notwendigen Arbeitszeit für Planung und Konzeption sowie Roll-Out ganz zu schweigen.
Alle Jahre wieder, so auch heute zum 01.02.2022 hallt es aus diversen Nachrichtenkanälen “Leute, ändert regelmäßig euer Passwort. Beispielsweise heute, am sog. Ändere-Dein-Passwort-Tag.” Nun, kann man machen, ist aber nicht unbedingt sinnvoll. In Blogbeiträgen 2016 (aktualisiert 2018: “Über Bord mit veralteten starren Passwort-Richtlinien”), 2017 (“Ändere-Dein-Passwort-Tag: Über Sinn und Unsinn des regelmäßigen Passwortwechsels”) und 2018 (Update 2020: “„Ich bereue den Passwort-Wahnsinn“ – weg mit den Passwort Mythen”) haben wir uns mit dieser Forderung zum regelmäßigen Passwortwechsel auseinandergesetzt und sind dabei — wie seit 2017 die NIST (National Institute of Standards and Technology) als eigentlicher Verursacher dieser “Angewohnheit” — zu einem anderen Schluss gekommen: Finger weg vom regelmäßigen Passwortwechsel. Lieber Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einrichten. Warum und wieso? Lesen Sie hier.
Warum bzw. wann sollte ich ein Passwort überhaupt ändern bzw. wechseln?
“Na, das ist doch sicher!” — “Und das haben wir ja schon immer so gemacht!” — Und im Zweifel verlangt es auch noch die Passwort-Richtlinie des einen oder anderen Unternehmens oder auch der Behörde. Doch sind das wirklich gute und belastbare Gründe für einen Passwortwechsel? Möglichst noch in Intervallen von 30–90 Tagen? Und für jedes Login noch ein anderes Passwort? Ende vom Lied: Passwörter werden alphabetisch oder numerisch hochgezählt oder schlimmstenfalls aufgeschrieben, abgelegt unter dem Schreibtischschoner. Das ist natürlich richtig sicher 🙂
Doch es gibt in der Tat wirklich 3 gute Gründe, das Passwort zu ändern:
Das Passwort wurde ausgespäht, zumindest besteht der Verdacht.
Das Passwort wurde unnötigerweise einer Kollegin oder einem Kollegen bekanntgegeben, obwohl dazu technisch normalerweise gar kein Grund besteht.
Es handelt sich um ein Initialisierungspasswort, das nach der Nutzung durch das eigentliche Passwort ersetzt werden muss.
Und Ende der Aufzählung.
Besser: Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren, statt Passwort zu ändern
Es ist keine allzu neue Erkenntnis, dass die Absicherung von Logins ausschließlich mit Benutzername und Passwort in den meisten Anwendungsfällen keinen ausreichenden Schutz bietet. Aus diesem Grund ist es mittlerweile üblich, wo es nur geht und vorgesehen ist, einen zusätzlichen Schutzfaktor einzubauen bzw. zu nutzen. Ein bewährtes Mittel ist die sog. Zwei-Faktor-Authentifizierung, kurz 2FA.
Die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA), häufig auch Zwei-Faktor-Authentifizierung genannt, bezeichnet den Identitätsnachweis eines Nutzers mittels der Kombination zweier unterschiedlicher und insbesondere unabhängiger Komponenten (Faktoren). Typische Beispiele sind Bankkarte plus PIN beim Geldautomaten, Fingerabdruck plus Zugangscode in Gebäuden, oder Passphrase und Transaktionsnummer (TAN) beim Online-Banking. Die Zwei-Faktor-Authentisierung ist ein Spezialfall der Multi-Faktor-Authentisierung.
Für kritische Anwendungsbereiche wird die Zwei-Faktor-Authentisierung empfohlen, so beispielsweise vom deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seinen IT-Grundschutz- Katalogen. Im Bankwesen wurde mit der EU-Zahlungsdienste-Richtlinie die Zwei-Faktor- Authentisierung für den Europäischen Wirtschaftsraum 2018 sogar verpflichtend eingeführt. Mittlerweile gibt es sehr viele Anbieter, die für Ihre Webseiten / Login-Bereiche, aber auch andere Anmelde-Vorgänge eine 2FA nicht nur anbieten, sondern verbindlich machen.
Die Zwei-Faktor-Authentisierung ist nur dann erfolgreich, wenn beide festgelegten Faktoren zusammen eingesetzt werden und korrekt sind. Fehlt eine Komponente oder wird sie falsch verwendet, lässt sich die Zugriffsberechtigung nicht zweifelsfrei feststellen und der Zugriff wird verweigert. Jetzt könnte man ja sagen, Benutzername und Passwort sind doch schon zwei Komponenten. Das ist so aber nicht ganz richtig. Denn aufgrund der meist vorgegebenen Benutzernamen wie die eigene Email-Adresse oder Vorname.Nachname ist dieser erste Faktor „verbrannt“. Es muss daher neben dem Passwort ein weiterer sicherer Faktor her. Korrekterweise würde man die Kombination Benutzername + Passwort + weiterer Faktor als Multifaktor- Authentifizierung bezeichnen. In der Praxis ist es dann doch nur eine 2FA aus dem zuvor genannten Grund.
In der Praxis greift man oft auf diese Kombination zurück:
Benutzername
Passwort
Authenticator / Authentificator (z.B. App auf dem Handy oder Programm auf dem Desktop)
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat das Thema in seiner Reihe “BSI für Bürger” das Thema anschaulich und mit einem kurzen Video aufbereitet, wer es noch mal genauer und anschaulicher wissen will (externer Link zum Beitrag des BSI).
2FA ist keine Raketenwissenschaft
Gelegentlich könnte man meinen, 2FA ist “rocket science” bzw. Raketenwissenschaft. Und da noch nicht ausreichend erforscht und mangels Erfahrungen damit, sollte man doch eher Abstand davon nehmen. Zumindest trifft man solche Tendenzen durchaus immer wieder bei IT-Verantwortlichen und / oder Anwendern. Fragt man jedoch genauer nach, resultiert die Abneigung doch eher daher, sich (als Mensch) oder etwas (die Technik) ändern bzw. den Erfordernissen der Zeit anpassen zu müssen. Und wir wissen bekanntlich alle, der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Das wissen auch Angreifer und machen sich diese Schwachstelle gerne zunutze.
Vor vielen Jahren war 2FA nicht weit verbreitet, das ist wahr. Mittlerweile ist dem aber nicht mehr so. Die meisten täglich bzw. regelmäßig genutzten Logins lassen sich mittels 2FA zusätzlich absichern. Daher stuft das BSI 2FA auch nicht mehr als Kür ein, sondern empfiehlt die Nutzung von 2FA mittlerweile als Basistipp zur IT-Sicherheit. Gut, auch das hat viele Jahre gedauert, aber das BSI hat seine frühere nicht optimale Haltung zum Thema Passwortwechsel korrigiert und den BSI IT-Grundschutz ebenfalls dahingehend angepasst.
Es gibt daher keinen Grund, sich nicht mit dem Thema 2FA zu befassen und diese, sofern vorhanden, für die eigenen Logins zu aktivieren, wo möglich. Es schläft sich wirklich ruhiger. Das kann der Autor aus eigener Erfahrung berichten 🙂
“Ja, aber ..”
“Dann muss ich ja immer mein Smartphone mit mir rumtragen?” — “Ja und? Machen Sie doch eh!” 🙂
“Wenn ich das privat gar nicht nutze und kein Diensthandy habe, dann muss ich die 2FA-App dennoch auf meinem Privatgerät installieren!” — “Ja, und? Die Abnutzung dadurch hält sich in Grenzen und es wird niemand bei Sinn und Verstand auf die Idee kommen, das nun als BYOD (bring your own device) einzustufen und zu regeln. Und Sie haben doppelten Nutzen: Ein mal installiert, können Sie nun auch gleich ihre privaten Logins damit absichern!”
“Unsere IT will das nicht!” — “Salopp: https://de.wikipedia.org/wiki/Einlauf_(Medizin)” oder “Verweisen Sie auf gängige Standards für Informationssicherheit sowie das BSI. Diese erklären und fordern 2FA. Es muss schon sehr triftige Gründe geben, davon Abstand zu nehmen. Diese müssen dokumentiert sein, wieso und durch wen es zu der Ablehnung gekommen ist. Für den Fall, dass dann doch etwas passiert, weiß man ja, wen man ansprechen muss :-)”
“Isch abe gar kein Handy!” — “Ja, und? Es gibt die Software-Lösungen auch für den Desktop der gängigen Betriebssysteme. Unpraktischer, wenn das Gerät gerade nicht an ist, aber besser als nichts.”
Bitte ergänzen Sie die Aufzählung mit zahlreichen weiteren Argumenten, warum 2FA nicht genutzt werden kann und verwerfen Sie diese augenblicklich wieder 🙂
2FA: Backup-Codes nicht vergessen
Selbst gestandene IT-Koryphäen tun sich mit 2FA gelegentlich schwer. Die Installation und Einrichtung geht noch locker von der Hand, aber dann wird eins schnell vergessen: Das Abspeichern der oder des sog. Backup-Codes. Diese sind notwendig, wenn man den Zugriff auf das Gerät verliert, auf dem der Generator (Authenticator) für 2FA installiert ist z.B. bei Defekt oder Verlust des Smartphones oder Ausfall der Festplatte (bei Desktop-Installationen). Denn ohne gültigen 2FA-Code kommt man nicht an / in den Account. Sprich man kann dann auch kein neues Gerät für die 2FA hinterlegen. Das ist vergleichbar mit das Haus verlassen, Tür hinter sich zuziehen und dann merken, der Haustürschlüssel liegt noch drinnen auf der Kommode. Der Prozess, um jetzt den Account wieder zugänglich zu machen ist aufwendig und zeitraubend z.B. durch Identitätsnachweise etc. Und das liegt in der Natur der Dinge. Sollte sich 2FA nämlich durch eine einfache Email oder einen Anruf beim Support deaktivieren lassen, wäre der Schutzwert von 2FA verloren. Es könnte sich ja jeder als Sie ausgeben und den Schutzmechanismus deaktivieren.
Von daher die Bitte: Immer nach Einrichtung eines 2FA für einen Login den angebotenen Backup-Code kopieren / herunterladen und sicher verwahren. Dazu eignen sich bestens sog. Passwort-Tresore (siehe Ende des Beitrags).
“Ich bereue den Passwort-Wahnsinn”
In einem Interview hat sich der für die Empfehlung Passwörter regelmäßig zu wechseln verantwortliche Mitarbeiter der NIST nun in Rente stehende Burr gegenüber der Washington Post geäußert. „Die Wahrheit ist: Ich war auf dem falschen Dampfer.“ Das NIST hat im Sommer 2017 diese damals 14 Jahren alten Empfehlungen und Regelungen zur Passwortsicherheit komplett überarbeitet. Und diesen Wahnsinn damit eigentlich gestoppt. Der “Ändere-Dein-Passwort-Tag” ist leider nicht totzukriegen.
Abschließender Tipp: Passwort-Tresore nutzen
Bei der Vielzahl an Passwörtern, die sich im Laufe eines aktiven Nutzerlebens so ansammeln, darf man ruhig auf Helferlein zurückgreifen, die das Leben etwas leichter machen. Dazu gehören u.a. die sog. Passwort-Tresore. Hierbei sollte man jedoch nicht unbedingt auf Anbieter aus der Cloud (“Bei uns sind Ihre Passwörter zentral gespeichert und sicher”) setzen. Wer mal etwas nach Sicherheitsvorfällen bei den einschlägig bekannten Online-Anbietern solcher Lösungen sucht, wird schnell fündig. Es gibt kostenfreie Alternativen, die auch für weniger technisch versierte Nutzer leicht zu installieren und zu bedienen sind. Und der Tresor mit den eigenen wichtigen Passwörtern verbleibt bei einem selbst. Eine Lösung dafür ist beispielsweise Keepass. Mehr zu diesem Tool inkl. einer bebilderten Anleitung zur Einrichtung und Nutzung finden Sie in unserem Blogbeitrag “Sichere und komfortable Passwort-Verwaltung mit Keepass”.
Erfüllung der Informationspflichten für Vereine nach Art. 13 DSGVO
Seit Mai 2018 kämpfen nicht nur Vereine mit den durch die Datenschutz-Grundverordnung neu hinzugekommenen Anforderungen. Aber gerade bei Vereinen mit oftmals vielen bzw. ausschließlich ehrenamtlich tätigen Mitgliedern macht sich hier nachvollziehbar schnell Unsicherheit im Umgang mit dem Datenschutz-Recht breit. Gerade die Informationspflichten für Vereine nach Art. 13 DSGVO gehören hier als Ursache oft dazu. Diesem Umstand trägt der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg (kurz LfDI BW) schon aus Zeiten vor der DSGVO Rechnung.
Seit Februar 2021 steht nun für Vereine ein Generator für “Datenschutzinformationen” auf der Webseite des LfDI BW online. Eine begrüßenswerte Hilfestellung, wenn es um die Erfüllung der Informationspflichten für Vereine geht.
Nachdem einige Grundangaben in dem Online-Formular getätigt wurden, erhält der Nutzer einen Mustertext zum Kopieren und Einbinden in die Vereinswebseite.
Informationspflichten nicht ohne Ergänzungen bzw. Anpassungen übernehmen bzw. einsetzen
So löblich dieser Generator ist, so gefährlich ist er auch. Daher warnt der LfDI BW selbst:
Bei DS-GVO.clever handelt es sich um eine Hilfestellung des LfDI Baden-Württemberg bei der Erstellung von Datenschutzinformationen für Vereine. Es werden nicht alle möglichen Datenverarbeitungen vollständig wiedergegeben. Prüfen Sie daher bitte vor der Veröffentlichung, an welchen Stellen Sie die Datenschutzinformationen noch ergänzen müssen.
Der erzeugte Mustertext stellt jedoch einen guten Einstieg für die spätere/n Datenschutzerklärung / Datenschutzhinweise der Vereinswebseite bzw. zur Erfüllung der Informationspflichten für Vereine nach Art. 13 DSGVO dar.
Vor Veröffentlichung sollte man den Rat des LfDI BW jedoch wirklich beherzigen und den Text prüfen und ergänzen. So sind z.B. Login-Bereiche für Mitglieder nicht in der Musterbeschreibung enthalten, jedoch durchaus keine Seltenheit auf Vereinswebseiten.
Weitere Hilfestellungen für Vereine durch den LfDI BW
Bereits in der 2. Auflage ist der Praxisratgeber “Datenschutz im Verein nach der DS-GVO” (Grüße an das Team Bindestrich) erschienen. Auf 29 Seiten sind die grundlegenden Anforderungen an Vereine aus der DSGVO nachvollziehbar und auch für Nicht-Datenschutzbeauftragte verständlich dargestellt, abgerundet mit pragmatischen Tipps zur Umsetzung. Im Ratgeber finden sich dazu auch weitere Ausführungen zu den Informationspflichten für Vereine nach Art. 13 DSGVO.
Für einen ersten Überblick lohnt aber auch ein Blick in die FAQ für Vereine. In dieser sind einige Kernfragen zusammengestellt und beantwortet, die häufiger an den LfDI BW seitens von Vereinen herangetragen wurden.
Wenn alle Stricke reißen
Es ist vollkommen normal, wenn Vereinsverantwortliche trotz dieser Hilfestellungen unsicher sind in Bezug auf Anforderungen und Umsetzung. In diesem Fall: Sprechen Sie mit dem Datenschutz-Berater Ihres Vertrauens.
Datenschutz und Informationssicherheit gefordert
Seit März 2020 beschäftigen sich die meisten Organisationen aufgrund der Corona-Pandemie mit den Themen Heimarbeit und Mobiles Arbeiten. Doch dabei wurde bzw. wird sich oftmals auf die technische Zurverfügungstellung sowie Zusätze zum Arbeitsvertrag fokussiert. Das ist auch kein Wunder. Denn es galt ja vorrangig, schnell arbeitsfähig zu werden und zu bleiben. Und dann war ja noch das Problem mit dem Klopapier zu lösen.
Und selbst wenn bereits bei der ersten Einführung bzw. Umsetzung die Themen Datenschutz und Informationssicherheit berücksichtigt wurden, ist es nun ein guter Zeitpunkt an dem Thema dran zu bleiben. So gilt es, vorhandene technische und organisatorische Maßnahmen auf den Prüfstand zu stellen. Art. 32 DSGVO fordert in Absatz 1 Buchstabe d vorhandene Schutzmaßnahmen einer “regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit […] zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung” zu unterziehen. Wer sich neben Datenschutz mit der Informationssicherheit auseinandergesetzt hat, wird dieses Prinzip schon länger kennen. Wirksamkeitskontrolle und kontinuierliche Verbesserung für vorhandene Schutzmaßnahmen sind Tagesgeschäft in der Informationssicherheit.
Das Rad nicht neu erfinden: Tools der Informationssicherheit nutzen
Glücklicherweise müssen Datenschutzbeauftragte das Rad hierfür nicht neu erfinden. Denn jahrzehntelang bewährte Standards wie der BSI IT-Grundschutz (in aktueller Fassung des Kompendiums 2020) bieten konkrete Maßnahmen und Empfehlungen zu Heimarbeit und mobilem Arbeiten an. Diese können wunderbar mit den eigenen getroffenen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen abgeglichen werden. Daraufhin mögliche Lücken zu schließen und vorhandene Maßnahmen zu optimieren, fällt im Nachgang umso leichter. Sicher mit ein Grund, warum Datenschutzgesetze und Kommentare immer häufiger diese Prinzipien und Hilfestellungen der Informationssicherheit einbinden und erwähnen.
Wir haben Ihnen in diesem Beitrag die unserer Meinung nach wichtigsten Bausteine aus dem aktuellen BSI IT-Grundschutz Kompendium zusammengestellt. Diese befassen sich entweder direkt mit Heimarbeit und mobilem Arbeiten oder sind zumindest damit eng verknüpft. Darüber hinaus haben wir noch einige weitere Empfehlungen für Sie herausgesucht. Themen wie Email-Sicherheit, Mitarbeitersensibilisierung, Umgang mit Sicherheitsvorfällen und Notfallmanagement werden gerne vernachlässigt. Gerade, wenn es wie im März 2020 schnell gehen muss.
Exkurs zum Grundverständnis und Aufbau des BSI IT-Grundschutz
Der IT-Grundschutz beschreibt in seinem Komepdium “standardisierte Sicherheitsanforderungen für typische Geschäftsprozesse, Anwendungen, IT-Systeme, Kommunikationsverbindungen und Räume in einzelnen Bausteinen”. Diese Aufzählung zeigt deutlich, der IT-Grundschutz befasst sich entgegen seines Namens nicht nur mit IT-Sicherheit. Das wäre auch grob fahrlässig, denn schließlich passiert ein Großteil der Sicherheitsvorfälle (quantitativ) im organisatorischen Bereich. Der Faktor Mensch stellt uns gerne und oft ein Bein in der Informationssicherheit und damit am Ende auch im Datenschutz. Diese zuvor erwähnten Bausteine sind nach Schichten (Themenbereiche) unterteilt:
So gibt es in der Schicht ISMS beispielsweise einen Baustein mit der Bezeichnung “ISMS.1 Sicherheitsmanagement”. Dieser beschreibt sehr konkret, welche Anforderungen an Informationssicherheit und das Management von Informationssicherheit in einer Organisation gestellt werden, wenn man den Standard BSI IT-Grundschutz als Grundlage heranzieht. Mit konkreten Umsetzungsempfehlungen werden diese Anforderungen weiter detailliert und unterstützen mit wertvollen Details zu möglichen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen. Damit man auch weiß, woher diese Empfehlungen rühren, enthält jeder Baustein üblicherweise eine sehr konkrete Beschreibung der Gefahrenlage. Darin werden mögliche Risiken beschrieben, welche für das Thema des Bausteins relevant sind und denen man mit den Schutzmaßnahmen im weiteren Verlauf des Bausteins begegnen will.
In der Schicht INF finden sich als weiteres Beispiel Bausteine zur Absicherung von Gebäuden und diversen Räumen innerhalb von Gebäuden, je nach deren Nutzungsart. Wer sich für den Umgang mit Smartphones und Tablets interessiert oder gar mit einer MDM-Lösung (Mobile Device Management) liebäugelt, der wird in der Schicht SYS fündig.
Der IT-Grundschutz ist vergleichbar mit einem Werkzeugkasten im Alltag eines Heimwerkers. Will unser Bob einen Nagel in die Wand schlagen, findet er den passenden Hammer in seinem Kasten. Benötigt er dagegen einen Schlagbohrer samt Dübel und Schraube zur Befestigung, so kann er diese einzelnen Tools aus seinem Werkzeugkasten zum Erreichen seines Ziels ebenfalls auswählen und miteinander kombinieren.
Umsetzungsempfehlungen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen — MUSS, DARF NICHT, SOLLTE und SOLLTE NICHT
Um die Anforderungen des BSI IT-Grundschutz zu erfüllen, sollte man wissen, was es mit diesen in der Überschrift genannten Modalverben MUSS, DARF NICHT, SOLLTE und SOLLTE NICHT auf sich hat. Generell sind die Umsetzungsempfehlungen erstmal nur reine Empfehlungen an eine Organisation, wie das Schutzniveau durch geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen erreicht oder verbessert werden kann. Geht es jedoch um eine nachweisliche Umsetzung oder Zertifizierung, gilt es bestimmte Empfehlungen zwingend umzusetzen oder zumindest konkret geprüft zu haben, ob und wie man diese zukünftig umgesetzt haben könnte. Es gibt also dann klassische Muss- und Kann-Anforderungen. Ebenso gibt es auch Sachverhalte, die definitiv ausgeschlossen werden müssen. Für die weiter unten angeführten Bausteine zu Heimarbeit und mobilem Arbeiten soll es erst mal ausreichen, MUSS und SOLLTE näher zu betrachten. Weitere Details zu den Modalverben finden Sie hier.
MUSS
“Dieser Ausdruck bedeutet, dass es sich um eine Anforderung handelt, die unbedingt erfüllt werden muss (uneingeschränkte Anforderung).”
SOLLTE
“Dieser Ausdruck bedeutet, dass eine Anforderung normalerweise erfüllt werden muss, es aber Gründe geben kann, dies doch nicht zu tun. Dies muss aber sorgfältig abgewogen und stichhaltig begründet werden, bestenfalls schriftlich.”
Die Unterscheidungen innerhalb des IT-Grundschutzes in Basis‑, Standard- und Kern-Absicherung lassen wir an dieser Stelle zur Vereinfachung außer Acht. Es geht ja hier nicht um die Einführung eines ISMS auf Basis des IT-Grundschutzes. Normalerweise macht es Sinn und reicht aus, sich mit den sog. Basis- und Standard-Anforderungen in den unten angeführten Bausteinen zu befassen. Sollte Ihre Organisation jedoch einer kritischen Geschäftstätigkeit nachgehen oder Informationen mit sehr hohem Schutzbedarf verarbeiten, lohnt durchaus auch ein Blick in den Abschnitt “Anforderungen bei erhöhtem Schutzbedarf” des jeweiligen Bausteins.
Konkrete IT-Grundschutz Bausteine für Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen
OPS.1.2.4 Telearbeit — Themen sind hier u.a. Regelungen zur Telearbeit generell, Regelungen zur Privat-Nutzung von Equipement und Anwendungen, Schulung der Mitarbeiter für die in den Richtlinien skizzierten Anforderungen im Telearbeit-Einsatz, Erreichbarkeit und Einbindung von Mitarbeitern am Telearbeitsplatz sowie das Treffen geeigneter Sicherheitsmaßnahmen (IT-Betrieb und organisatorisch).
INF.8 Häuslicher Arbeitsplatz — Schwerpunkt: Einrichtung und Betrieb eines häuslichen Arbeitsplatzes. Themen u.a.: Regelungen für den Arbeitsplatz, Zutritts- und Zugriffsbeschränkungen, IT-Nutzung und deren Absicherung, Transport sowie Vernichtung / Entsorgung von Papierakten und digitalen Datenträgern, Manipulations- und Diebstahlrisiken am häuslichen Arbeitsplatz, sowie Gefährdungen durch Familienmitglieder / Besucher. Gerne wird hier in dem Kontext auf den separat abschließbaren Arbeitsraum zu Hause verwiesen. Wohl dem, der diesen Luxus hat und über ausreichend Platz und Zimmer verfügt. Aber auch für alle anderen Fälle hält dieser Baustein sinnvolle Empfehlungen bereit.
INF.9 Mobiler Arbeitsplatz — Nicht immer wird ein fester häuslicher Arbeitsplatz eingerichtet. Dank Laptop und anderer mobiler Geräte dann aber dennoch aus dem Home-Office gearbeitet. Um diese Aspekte kümmert sich dieser Baustein: Regelungen und Anweisungen zum Arbeiten am mobilen Arbeitsplatz, technische Absicherung der Geräte (Verschlüsselung, Sichtschutzfilter etc.), Akten- und Datenträgertransport, Entsorgung von analogen und digitalen Datenträgern, Diebstahl und Verlust der Geräte (Meldung, Sofortreaktionen), Sicherheit unterwegs (Einsehbarkeit, Verhalten bei Telefonaten etc.)
NET.3.3 VPN — Anforderungen zu Planung und Einrichtung sicherer Virtueller Privater Netzwerke (VPN) zur Sicherstellung der Vertraulichkeit und Integrität. Dabei geht es nicht nur um technische Aspekte, sondern auch um organisatorische Maßnahmen. So ist das Verbot zur Abspeicherung von VPN Zugangsdaten im Client mehr als sinnvoll und angebracht. Macht ja auch Sinn, ansonsten ist die Standleitung in das interne Netz fest eingerichtet 🙂 Ist uns eh ein Rätsel, wieso Anbieter von VPN Software eine solche Option zur Abspeicherung von Zugangsdaten überhaupt als Funktion programmieren.
NET.2.2 WLAN-Nutzung — Unabhängig, ob Nutzung des privaten WLAN oder von WLAN Hot Spots unterwegs, sind technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen wie Sicherstellen eines ausreichenden Verschlüsselungsstandards WPA2 und höher) oder auch Sensibilisierung der Mitarbeiter im Hinblick auf sog. Rogue Access Points. Letzteres kennen Sie nicht? Nehmen Sie einfach mal einen beliebigen LTE WLAN Router mit Akku, benennen das WLAN nach “Telekom” oder “WifionICE”, gehen in ein Café Ihrer Wahl und staunen Sie: Innerhalb weniger Sekunden haben sich zahlreiche WLAN Geräte in Ihren Router eingeloggt. Besser und einfacher kann man keine Man-in-the-Middle-Attacken starten.
OPS.1.2.5 Fernwartung — Kommt es am häuslichen Arbeitsplatz oder mit dem Mobilgerät zu technischen Problemen, wird schnell eine Fernwartung durch die eigene IT-Abteilung oder den externen Dienstleister z.B. für Anwendungssupport notwendig. Regelungen zur Vorgehensweise, aber auch zur technischen Absicherung sind unabdingbar. Die entsprechenden Empfehlungen zu Softwareauswahl, Protokollierung der Wartungstätigkeiten etc. finden Sie in diesem Baustein.
OPS.2.2 Cloud-Nutzung — Gerade jetzt werden häufiger Cloud-Services eingesetzt als noch in 2019. Sei es zum reinen Datenaustausch oder Verlagerung ganzer Verarbeitungstätigkeiten im Zuge von SaaS (Software as a Service). Denken Sie einfach nur an die Zunahme bei der Nutzung von Webkonferenz-Diensten oder auch anderer Kommunikationsplattformen, um die Zusammenarbeit zwischen Intern und Extern oder auch gegenüber Kunden zu erleichtern. Neben der technischen Sicherheit wie verschlüsselte Übertragung und verschlüsselte Datenhaltung stehen auch organisatorische Aspekte im Fokus. Welche Daten dürfen überhaupt in die Cloud? Wie sind die Cloud-Services zu nutzen, was ist erlaubt, was nicht? Migriert in die Cloud ist schnell. Aber hat sich auch jemand Gedanken gemacht, was bei einem möglichen Ende der Service-Nutzung geschehen muss? Gibt es vertragliche Regelungen hierzu? Wie kommen Daten wieder zurück? Möglichst kompatibel für eine andere Anwendung.
OPS.1.1.4 Schutz vor Schadprogrammen — Veränderter oder neuer Technologie-Einsatz bringt neue Einfallstüren für Schadprogramme mit sich. Sind die Anforderungen an einen konsequenten Schutz vor Schadprogrammen technisch und organisatorisch berücksichtigt? Klassiker: Laptops, die sich Signatur-Updates für den Virenscanner ausschließlich über einen Update-Server im internen Netz besorgen. Nun sind diese Geräte aber im längeren Außeneinsatz und vielleicht auch ohne VPN Verbindung ins interne Netz im unterwegs. Woher kommen jetzt die Aktualisierungen, wenn zuvor ausschließlich der interne Update-Server als Bezugsquelle zugelassen wurde? Ganz schnell ist der Virenscanner out of date und eine weitere Sicherheitslücke geschaffen. Das ist aber natürlich nicht der einzige Aspekt dieses Bausteins.
ORP.4 Identitäts- und Berechtigungsmanagement — Wie werden Benutzerrechte vergeben für die notwendigen Zugriffe von außen? Auf welche Dateien / Anwendungen muss von außen zugegriffen werden können? Die selbe Fragestellung jedoch auch zu den Cloud-Services: Wer darf / muss auf was zugreifen können? Wie sieht der Rechtevergabe-Prozess dazu aus? Werden überall wo möglich weitere Sicherheitsmaßnahmen ergriffen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)? Sind die dazu notwendigen Applikationen (Apps) installiert und die Nutzer in deren Handhabung eingewiesen? Auch an die Backup-Codes für die 2FA gedacht und diese gesichert, sollte das Gerät mit der 2FA-App nicht mehr einsatzfähig sein? Nein? Dann viel Spaß. Denn ohne den eigentlichen 2FA-Token oder einen Backup-Code kommen Sie so schnell nicht mehr an Ihren Account — wenn überhaupt.
ORP.3 Sensibilisierung und Schulung — Mitarbeiter sind ein großer (Un-) Sicherheitsfaktor in einer Organisation. Das sind sie jedoch selten mit Absicht. Hauptursachen sind fehlende Kenntnis von Regelungen und Vorgehensweisen sowie fehlende Sensibilisierung. Ist ja auch kein Wunder, denn Schulungen und Sensibilisierungen bringen keinen Umsatz und halten noch dazu die Mitarbeiter von deren Kerntätigkeiten ab. Paart sich das noch mit gesteigertem Selbstbewußtsein — “Ich weiß eh alles (besser)”, dann ist der Boden für den nächsten Sicherheitsvorfall bestens bereitet. Von daher ist auch dieses Thema im Kontext Heimarbeit und mobiles Arbeiten von großer Bedeutung.
Wenn dann doch mal was schiefgeht: “Hallo, ich bin’s. Der Sicherheitsvorfall”
Unsere Empfehlungen:
Sorgen Sie für klare Prozesse, was im Fall von Sicherheitsvorfällen und Datenpannen durch Mitarbeiter und alle weiteren notwendigen Beteiligten (DSB, ISB, IT, Organisationsleitung) zu tun.
Machen Sie diese Prozesse bekannt und leicht zugänglich, egal ob Papierformulare, Ticket-System oder anderweitige Lösung.
Nehmen Sie Ihren Mitarbeitern die Angst, einen (möglicherweise selbst verursachten) Sicherheitsvorfall sofort zu melden. Es geht nicht darum, einen möglichen Schuldigen zu bestrafen, sondern das eingetretene Risiko in den Begriff zu bekommen.
Fokussieren Sie sich auf das “Wie konnte das passieren?” statt “Wer hat das verursacht?”. Ausnahme: Wenn ein und der selbe Mitarbeiter trotz guter Sensibilisierung zum Thema Kryptotrojaner in einer Woche bereits zum fünften Mal “Makros aktivieren” anklickt und das Drama seinen Lauf nimmt. 🙂
Ein guter Einstieg könnte die sog. IT-Notfallkarte “Verhalten bei IT-Notfällen” der Allianz für Cybersicherheit sein. Bitte daran denken, die Hinweise und Abläufe mit dem internen Meldeprozess von Datenpannen him Hinblick auf Art. 33 und 34 DSGVO zu verzahnen.
Aber auch ein Blick zurück in den IT-Grundschutz kann nicht schaden, speziell in die Schicht DER: Detektion und Reaktion und deren Bausteine.
Wenn sensibilisieren nicht ausreicht: weiter sensibilisieren
Ebenfalls von der Allianz für Cybersicherheit gibt es in deren Informationspool, aber auch vom Bürger-CERT praktische und anschauliche Tipps, Muster und Vorlagen zur Sensibilisierung von Mitarbeitern. Auch gut anzuwenden im Kontext Heimarbeitsplatz und mobiles Arbeiten. Reinschnuppern lohnt auf jeden Fall -> Link zu Awareness.
Die VBG hat zum Thema Mobiles Arbeiten einen leicht verständlichen Flyer veröffentlicht, der nicht nur die Aspekte Arbeitsschutz beleuchtet, sondern auch auf Sicherheitsprobleme und mögliche Lösungen eingeht.
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit hat ein Faltblatt “Telearbeit und Mobiles Arbeiten” und deren datenschutzgerechte Ausgestaltung veröffentlicht.
Ja, es kann nerven. Aber sowohl der Datenschutz als auch die Informationssicherheit lieben geschulte und sensibilisierte Mitarbeiter. Deren Arbeitgeber sollten das auch so halten. Wer sich mal mit den Nachwirkungen und Aufwänden von größeren Datenpannen und Sicherheitsvorfällen beschäftigt hat bzw. diese selbst ausbaden musste, der weiß: “Vorbeugen ist besser als Nachsorgen.” — Haben Sie jetzt etwa mit einem anderen Spruch gerechnet?
Und es muss ja nicht immer die klassische Face-2-Face-Veranstaltung sein. Bestenfalls noch 100 Mitarbeiter oder mehr in einem Raum. Abgesehen davon, dass dies aktuell aufgrund der Abstandsregeln eh kaum geht. Außer Sie mieten eine Messehalle. In der Praxis laufen solche Groß-Schulungsveranstaltungen nach einem bekannten Schema ab. Einer steht vorne und spricht. Das Auditorium schläft zu 50%, die andere Hälfte spielt (natürlich vollkommen unbemerkt unter dem Tisch) mit dem Smartphone.
Nutzen Sie andere Möglichkeiten und bilden Sie einen Mix, einen bunten Blumenstrauß aus verschiedenen Wegen, Ihre Zielgruppe Mitarbeiter zu erreichen. Online-Schulungen, Webinare, Rundmails, witzige Flyer und Plakate. Witzig? Wie sind die bei a.s.k. Datenschutz denn drauf? Das Thema ist viel zu ernst. Genau. Und deswegen witzige Kommunikation. Eine positive Emotion wie ein freundliches Lachen, die Sie mit Ihrer Aktion ausgelöst haben, sorgt dafür, dass die übermittelte Botschaft viel tiefer in die Zielgruppe einsickert als Vorträge bei Kerzenschein mit erhobenem Zeigefinger. Wobei auch das, einen abgedunkelten Raum vorausgesetzt, der Referent in Kutte und mit Begleitung von Choral-Musik seinen Platz vorne einnehmend, durchaus ein bewußtes Stilmittel zum Erzeugen der notwendigen Aufmerksamkeit sein kann. Nur nicht jede Veranstaltung so durchführen, nutzt sich ab 🙂
Hand in Hand: Datenschutz und Informationssicherheit
Datenschutz und Informationssicherheit sind nicht identisch, was jetzt keine neue Erkenntnis darstellt (hoffentlich!). Es gibt aber durchaus Schnittmengen bzw. Werkzeuge, die in beiden Themen zur Anwendung kommen können. Eines dieser Instrumente sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Und hierzu bietet gerade der BSI IT-Grundschutz (aber auch der früher daraus abgeleitete Standard ISIS12) in großem Umfang praktische Unterstützung. So hilft dieser nicht nur bei der Identifikation möglicher Risiken (Gefährdungen), sondern bringt zugleich recht umfangreich Handlungsempfehlungen / Maßnahmen ein, mittels derer man Eintrittswahrscheinlichkeit und / oder Schadensausmaß begrenzen kann. Von daher bietet es sich aus Sicht des Datenschutzes an, einen weiten Blick über den Tellerrand in das Feld der Informationssicherheit zu werfen. Die Mühe lohnt sich ganz schnell.
Wir hoffen, Sie haben einen guten ersten Eindruck gewinnen können, wie man am Beispiel Telearbeitsplatz / Mobiles Arbeiten den Werkzeugkoffer der Informationssicherheit auch im Datenschutz bestens einsetzen kann. Die Details zu Risiken und Handlungsempfehlungen aus dem IT-Grundschutz haben wir hier im Beitrag nicht angeführt. Wenn Sie die oben genannten und verlinkten Bausteine des BSI IT-Grundschutz anklicken, kommen Sie direkt zu den weiterführenden Informationen auf der Webseite des BSI. Und hoffen wir mal, dass die Links für eine Weile von Bestand sein. Das war in der Vergangenheit leider nicht immer der Fall. Gell, liebes BSI Team? Aber danke für eure Mühe und diesen tollen Standard. Der IT-Grundschutz hat leider oft einen schlechten Ruf. Nach unserem Dafürhalten zu Unrecht. Gerade im deutschsprachigen Raum, aber nicht nur da, der “heiße Scheiß” der Informationssicherheit 😉
