Informationspflichten bei Erhebung personenbezogener Daten im Zuge der Corona-Pandemie – ein kostenloses Muster
Seit Montag, den 11. Mai 2020 (in Bayern ab 18.05.) dürfen Gastronomiebetriebe und zahlreiche andere Einrichtungen des alltäglichen Lebens wieder öffnen. Die Auflagen zu Abstand und maximale Gäste- / Käufer-Zahl auf der Verkaufsfläche sind durchaus eine Herausforderung für die Betreiber der Einrichtungen. Bei all den Anforderungen wird der Datenschutz schnell vergessen. Wir helfen mit unserem kostenlosen Muster Informationspflichten für Besucher von Gastronomie und anderen Einrichtungen im Zuge der Corona-Pandemie, entwickelt gemeinsam mit RA Stephan Hansen-Oest.
Welche personenbezogenen Daten von Besuchern sind zu notieren?
Einig sind sich die Länderverordnungen in dem Punkt, dass Name und Rufnummer der Besucher zu notieren und auf Verlangen der Gesundheitsbehörde im Verdachtsfall einer Infektion herauszugeben sind. Teilweise sind die dazugehörigen Verordnungen bzw. Anforderungen noch etwas schwammig bzw. zu unkonkret. Das wird in den nächsten Tagen sicher nachjustiert. So steht z.B. noch die Frage im Raum, ob die jeweilige Einrichtung die notierten Angaben z.B. anhand eines Ausweisdokuments verifizieren muss. Auch bei den Löschfristen finden sich nicht überall konkrete Angaben. Das Bundesland NRW sieht beispielsweise die Vernichtung der personenbezogenen Daten nach 1 Monat vor.
Übrigens: Da nirgendwo von einer Unterschrift durch die Besucher die Rede ist, wäre es auch eine Möglichkeit, die Daten auf elektronischem Wege zu erheben. So könnten Sie auch Reservierungssysteme nutzen, sofern die Angaben darin zusätzlich / ergänzend erfasst werden können.
Um der Papierflut bzw. Zettelwirtschaft Herr zu werden, wäre auch die abendliche Digitalisierung sprich das Einscannen der erfassten Daten in einen dazugehörigen Datums-Ordner vielleicht ganz hilfreich. Würde nebenbei die Übergabe an die zuständige Gesundheitsbehörde im Rahmen einer Anforderungen der Daten erleichtern und es reihen sich bei Ihnen nicht Ordner an Ordner mit den erhobenen Daten. Die Kür wäre natürlich ein Scan mit OCR, was aber eine möglichst “unverschlüsselte” Handschrift der Eintragen voraussetzt 🙂
Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO an die Besucher nicht vergessen
Egal, in welchem Umfang oder auf welche Art (analog per Formular / Besucherliste oder digital z.B. in Form von Excel-Tabellen) Sie die Daten Ihrer Besucher erheben, es sind die Angaben zu den Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO zu erfüllen. Dies kann beispieslweise mittels Aushang vor Ort und einem mündlichen Hinweis an Ihre Besucher geschehen. Hier zählt Pragmatismus in Anbetracht der angespannten Situation. Ein passendes kostenloses Muster hierzu haben wir gemeinsam mit dem in der Branche wohlbekannten Rechtsanwalt Stephan Hansen-Oest (https://www.datenschutz-guru.de) entwickelt. Nach dem Download sollten sie dieses bitte auf Ihre Einrichtung anpassen und bei Bedarf ergänzen oder überflüssige Angaben streichen.
Denken Sie bitte an das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten
Diese Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Corona-Pandemie sollte sich ebenfalls in Ihrem Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten wiederfinden. Sie haben noch keins? Tipps und Tricks dazu entweder bei RA Hansen-Oest oder bei uns hier im Blog.
Kostenloses Muster Informationspflichten bei Erhebung personenbezogener Daten im Zuge der Corona-Pandemie
Wir, also Stephan Hansen-Oest und a.s.k. Datenschutz, stellen Ihnen dieses unverbindliche Muster kostenfrei zur Verfügung. Bitte beachten Sie dabei:
- Passen Sie bitte die Bezüge zu den aktuell geltenden Landesverordnungen bzw. Rechtsanwendungen an
- Fair Use: Diese Vorlage kann gerne in der Praxis von Organisationen genutzt und verändert werden. Wir (RA Hansen-Oest und a.s.k. Datenschutz Sascha Kuhrau) möchten jedoch nicht, dass sie ohne unsere Zustimmung auf anderen Internetseiten als Vertragsmuster zum Download angeboten wird oder sich irgendwann in einem Vertragsmusterbuch wiederfindet.
- Haftung: Diese Vorlage stellt lediglich einen Vorschlag dar. Es wird keine Haftung für Schäden durch die Verwendung übernommen
Anregungen und Ergänzungen für die Vorlagen? Dann immer her damit.
Allgemeines Muster zu den Informationspflichten für Besucher im Rahmen der Corona-Pandemie
Auf Freistaat Bayern angepasstes Muster zu den Informationspflichten für Besucher im Rahmen der Corona-Pandemie
Auf Hessen angepasstes Muster zu den Informationspflichten für Besucher im Rahmen der Corona-Pandemie
Auf Schleswig-Holstein angepasstes Muster zu den Informationspflichten für Besucher im Rahmen der Corona-Pandemie
Fragen Sie Ihren (externen) Datenschutzbeauftragten
Bevor im Umgang mit oder der Anpassung von diesen Vorlagen für Ihre Organisation etwas schief geht und Ihnen möglicherweise Ungemach durch die Datenschutzaufsicht droht, binden Sie bitte Ihren Datenschutzbeauftragten frühzeitig in das Thema Informationspflichten mit ein. Sie haben keinen Datenschutzbeauftragten? Möglicherweise unterliegen Sie der gesetzlichen Pflicht zur Benennung, aber auch ohne deren Vorliegen ist ein Datenschutzbeauftragter der Profi für Ihre Fragen rund um das Thema Datenschutz. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot für einen externen Datenschutzbeauftragten.
Versionshistorie
Update 12.05.2020: Nutzerhinweis auf Benennung statt Bestellung eines DSB aufgegriffen und Wortwahl entsprechend angepasst
Update 13.05.2020: Mustervorlage zur Datenerfassung Gastronomie als Anhang ergänzt
Update 14.05.2020: Version mit ersten Anpassungen auf Freistaat Bayern veröffentlicht
Update 16.05.2020: Version mit Anpassungen auf konkrete Verordnung in Hessen veröffentlicht
Update 18.05.2020: Version Schleswig-Holstein veröffentlicht