Checkliste

Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office

Ob Coro­na nun vor­über ist oder nicht, dar­über sol­len sich ande­re strei­ten. Was jedoch in vie­len Orga­ni­sa­tio­nen nicht vor­über ist, ist das The­ma Home-Office. Zu Beginn der Pan­de­mie von dem einen oder ande­ren Arbeit­ge­ber mög­li­cher­wei­se nur als Work­around gedacht, ist das Home-Office gekom­men, um zu blei­ben. Da vie­le Orga­ni­sa­tio­nen auf das The­ma über­haupt nicht vor­be­rei­tet waren (Stich­wort Not­fall­ma­nage­ment Unter­punk­te Pan­de­mie und Per­so­nal­aus­fall 🙂 ),  muss­te es 2020 schnell gehen. Inte­rims­lö­sun­gen bzw. Not­nä­gel wur­den geschaf­fen, Haupt­sa­che erst mal arbeits­fä­hig sein. Daten­schutz und Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit stan­den dabei nicht immer so im Fokus, wie es den tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Risi­ken durch Home-Office ange­mes­sen gewe­sen wäre. Umso wich­ti­ger ist es nun, sich in der aktu­el­len Ver­schnauf­pau­se dem The­ma aus Sicht des Daten­schut­zes und der Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit sys­te­ma­tisch zu nähern. Dabei gilt es, mög­li­cher­wei­se schon vor­han­de­ne Schutz­maß­nah­men und Aspek­te zur Risi­ko­ver­mei­dung auf Wirk­sam­keit zu prü­fen, aber auch noch bestehen­de orga­ni­sa­to­ri­sche und tech­ni­sche Schwach­stel­len zu iden­ti­fi­zie­ren und zu besei­ti­gen. Wir haben unse­ren Kun­den im Zuge der gera­de durch­star­ten­den Pan­de­mie im Früh­jahr 2020 eine Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office erstellt und zur Ver­fü­gung gestellt. Damit konn­te zumin­dest schon mal grob geprüft wer­den, ob die wich­tigs­ten Aspek­te in all dem Drun­ter und Drü­ber berück­sich­tigt wur­den. Und wer uns kennt, der weiß, wir haben dabei nicht nur um das gol­de­ne Kalb Daten­schutz getanzt, son­dern das The­ma gesamt­or­ga­ni­sa­to­risch beleuch­tet. Von daher sind in der Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office auch grund­le­gen­de Anfor­de­run­gen der Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit ent­hal­ten, die sin­ni­ger­wei­se kei­ne Unter­schei­dung zwi­schen Per­so­nen­be­zug oder nicht machen, son­dern gene­rell das Schutz­ni­veau für Infor­ma­tio­nen aller Art ver­bes­sern. Klar durf­te dann auch das The­ma Schu­lung und Sen­si­bi­li­sie­rung von Mit­ar­bei­tern nicht feh­len. Auch wenn es die eine oder ande­re Orga­ni­sa­ti­ons­lei­tung oder Füh­rungs­kraft nervt 😉

Sys­te­ma­tik der Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office

Zu Beginn gab es nur eine Check­lis­te für alle uns in den Sinn gekom­me­nen Prüf­punk­te und Anfor­de­run­gen aus Sicht des Daten­schut­zes und der Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit. Prüf­punk­te waren bzw. sind:

  • Hard­ware-Ein­satz (Gestel­lung oder BYOD)
  • Anfor­de­run­gen an den Arbeits­platz zuhause
  • Umgang mit Papierdokumenten
  • Ein­satz von Videokonferenzsystemen
  • Gene­rel­le Anfor­de­run­gen tech­ni­sche Sicherheit
  • Nut­zung von Cloud-Diens­ten z.B. Datei­ab­la­ge oder Kollaborationstools
  • Nut­zung von Messengern
  • All­ge­mei­ne orga­ni­sa­to­ri­sche Anfor­de­run­gen (Rege­lun­gen, Richt­li­ni­en, Schu­lung, Ein­wei­sung etc.)

Dar­in waren sowohl Anfor­de­run­gen für Daten­schutz im Home-Office auf Arbeit­ge­ber­sei­te, aber auch aus Sicht des Arbeit­neh­mers im eige­nen Zuhau­se ent­hal­ten.  Schnell haben wir erkannt, dass dies nicht prak­ti­ka­bel ist und aus einer Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office zwei sepa­ra­te Lis­ten gebas­telt. Es gibt daher nun die Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office aus Sicht

  • des Arbeit­ge­bers und
  • des Arbeit­neh­mers.

Check­lis­te Home-Office für Arbeitgeber

Die­se etwas umfang­rei­che­re Check­lis­te für den Arbeit­ge­ber befasst sich inten­siv mit den Anfor­de­run­gen an und Vor­aus­set­zun­gen für tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Sicher­heit, die der Arbeit­ge­ber sicher­stel­len bzw. erst mal schaf­fen muss, damit im Home-Office daten­schutz­kon­form und aus Sicht der Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit “sicher” gear­bei­tet wer­den kann. Dar­in sind u.a. auch Punk­te wie die Auf­trags­ver­ar­bei­tung nach Art. 28 DSGVO für exter­ne Cloud-Ser­vices und auch admi­nis­tra­ti­ve Vor­ein­stel­lun­gen auf Sei­ten der genutz­ten Tech­ni­ken ent­hal­ten, die für den Arbeit­neh­mer bei sei­ner Tätig­keit im Home-Office jetzt eher weni­ger span­nend bzw. von Inter­es­se sind.

Mit­tels der Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office kann schnell und ein­fach durch den Arbeit­ge­ber geprüft wer­den, ob

  • die wich­tigs­ten (tech­ni­schen) Vor­aus­set­zun­gen für siche­res Arbei­ten im Home-Office geschaf­fen sind,
  • die recht­li­chen Anfor­de­run­gen aus Sicht der DSGVO (wie Auf­trags­ver­ar­bei­tung) berück­sich­tigt sind,
  • alles ordent­lich gere­gelt, doku­men­tiert und für alle Betei­lig­ten leicht ver­ständ­lich beschrie­ben ist sowie
  • die Mit­ar­bei­ter aus­rei­chend ein­ge­wie­sen und sen­si­bi­li­siert sind.

Wo ein Haken in der Check­lis­te fehlt, besteht im Zwei­fel noch Hand­lungs­be­darf. Auch jetzt noch, 2 Jah­re später 😉

Check­liste­Home-Office für Arbeitnehmer

Die­se deut­lich kür­ze­re Check­lis­te befasst sich mit den Aspek­ten, die im Home-Office auf Sei­ten des Arbeit­neh­mers erfüllt sein soll­ten. Mit­tels der Prüf­punk­te kann der Mit­ar­bei­ter che­cken, ob er “rea­dy to go” ist im Home-Office und auch auf sei­ner Sei­te die Vor­aus­set­zun­gen für einen siche­ren und daten­schutz­kon­for­men Ein­satz im Home-Office gewähr­leis­tet sind. Mög­li­cher­wei­se erge­ben die Prüf­punk­te jedoch auch, dass noch es noch an gewis­sen Unter­stüt­zungs­maß­nah­men sei­tens des Arbeit­ge­bers fehlt. Die­se kön­nen anhand der Check­lis­te iden­ti­fi­ziert, pro­to­kol­liert und an den Arbeit­ge­ber mit der Bit­te um Erle­di­gung gesen­det wer­den. Gleich­zei­tig dient die Check­lis­te für Arbeit­neh­mer als klei­ne Gedan­ken­stüt­ze für die not­wen­di­gen Sicher­heits­maß­nah­men im Home-Office, die der Arbeit­neh­mer nicht nur ein­ma­lig, son­dern über die gan­ze Zeit im Home-Office sicher­stel­len sollte.

Wei­te­rer Bene­fit der Checklisten

Neben der Selbst­über­prü­fung, ob an alles Wich­ti­ge und Not­wen­di­ge für einen siche­ren und daten­schutz­kon­for­men Ein­satz im Home-Office gedacht wur­de, ist die Zwei­tei­lung auch noch für etwas ande­res gut. Cle­ve­re Kun­den von uns haben die Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office für Arbeit­neh­mer von Ihren Mit­ar­bei­tern früh­zei­tig aus­fül­len las­sen, um fest­zu­stel­len, was gene­rell vom Arbeit­ge­ber geschaf­fen /​ gestellt wer­den muss, damit Home-Office über­haupt erst sicher mög­lich ist. Im zwei­ten Schritt haben sie sich nach dem Roll­out der Home-Offices über die Check­lis­te für Arbeit­neh­mer durch den Mit­ar­bei­ter noch mal pro­to­kol­lie­ren las­sen, dass jetzt soweit alles zuhau­se im Home Office “passt”. Das Gan­ze natür­lich erst mal nach ent­spre­chen­der Ein­wei­sung und Schu­lung. Ver­steht sich von selbst 🙂

Vor­teil: Als Arbeit­ge­ber bzw. ver­ant­wort­li­che Stel­le kann man damit gleich sehr schön bele­gen, sei­nen Sorg­falts­pflich­ten auch außer­halb der eige­nen Räum­lich­kei­ten Genü­ge getan zu haben.

Down­load der Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office

Wer uns etwas näher kennt, weiß von unse­rer Aus­bil­dungs­tä­tig­keit an der Baye­ri­schen Ver­wal­tungs­schu­le für Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­be­auf­trag­te. Im Nach­gang sind alle Teil­neh­mer herz­lich ein­ge­la­den am kos­ten­frei­en ISB Pra­xis-Forum als Aus­tausch­platt­form im All­tag von Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­be­auf­trag­ten teil­zu­neh­men. Da kam die Fra­ge auf, ob es nicht für das The­ma Home-Office geeig­ne­te Prüf­lis­ten gäbe oder ob man die­se gemein­sam ent­wi­ckeln wol­le. Was liegt also näher, als die schon vor­han­de­nen Check­lis­ten aus unse­rem Fun­dus in leicht über­ar­bei­te­ter Ver­si­on für alle zur Ver­fü­gung zu stel­len, bevor sich jeder ein­zeln die Mühe macht. Zeit ist zu wertvoll.

Unse­re Bit­te: Die bei­den Check­lis­ten erhe­ben kei­nen Anspruch auf Voll­stän­dig­keit oder Kor­rekt­heit. Wer also Anre­gun­gen und Ergän­zun­gen zur Wei­ter­ent­wick­lung oder Kor­rek­tur hat, immer her damit. Und es gilt “fair use”. Die­se Vor­la­ge kann daher ger­ne in der Pra­xis von Orga­ni­sa­tio­nen genutzt und ver­än­dert wer­den. Wir möch­ten jedoch nicht, dass sie ohne unse­re Zustim­mung auf ande­ren Inter­net­sei­ten als Mus­ter zum Down­load ange­bo­ten wird oder sich irgend­wann in einem Fach­buch wie­der­fin­det. Haf­tung: Die Check­lis­ten stel­len ledig­lich einen Vor­schlag dar. Es wird kei­ne Haf­tung für Schä­den durch die Ver­wen­dung übernommen.

Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office für Arbeitgeber
Check­lis­te Daten­schutz im Home-Office für Arbeitnehmer

 

Trojanisches Pferd

Wer aktu­ell eine Bewer­bung per Email erhält, soll­te beson­ders wach­sam sein. Hat­ten auf Stel­len­an­zei­gen hin prä­pa­rier­te Kryp­to-Tro­ja­ner wie Gol­den Eye damals das Ver­schlüs­seln aller Daten auf dem Ziel­sys­tem im Sinn, sieht das bei Ger­man­Wi­per nun anders aus. Statt Ver­schlüs­se­lung greift die­se neue Ran­som­wa­re zum Löschen aller Daten. Im ange­häng­ten ZIP-Archiv befin­det sich die­ses Mal kein Word-Doku­ment mit Makros, son­dern eine Win­dows-Link-Datei. Wird die­se gestar­tet, öff­net sich die Win­dows Powers­hell und der eigent­li­che Schad­code von Ger­man­Wi­per wird gela­den und aus­ge­führt. Lt. BSI gibt der Text der Email noch kei­nen Anlass zum Arg­wohn. Unbe­darf­te bzw. unsen­si­bi­li­sier­te Anwen­der dürf­ten also durch­aus eine Risi­ko­grup­pe für die­sen Angriff darstellen.

Hof­fen auf eine Löse­geld­for­de­rung nach mög­li­cher Bit­coin-Löse­geld­zah­lung braucht man bei Ger­man­Wi­per nicht. Denn statt zur Ver­schlüs­se­lung zu grei­fen, löscht Ger­man­Wi­per ein­fach alle Daten im Rah­men der Zugriffs­rech­te des Anwen­ders. Gelöscht wird nicht mit dem klas­si­schen Ver­schie­ben in den Papier­korb und anschlie­ßen­dem Lee­ren des Papier­korbs. In die­sem Fall wären die Daten meist mit mehr oder weni­ger Auf­wand wie­der­her­stell­bar. Ger­man­Wi­per über­schreibt vor­han­de­ne Daten mit Nul­len. Per­fi­de: Am Ende zeigt Ger­man­Wi­per doch einen Löse­geld­bild­schirm an. Dar­auf ein­ge­hen, soll­te man jedoch nicht. Denn die von Ger­man­Wi­per gelösch­ten Daten kön­nen auch nach Zah­lung von Löse­geld nicht mehr wie­der­her­ge­stellt werden.

Wohl dem, der ein funk­ti­ons­fä­hi­ges und regel­mä­ßig geprüf­tes Back­up sei­ner Daten hat. Die­ses soll­te selbst­ver­ständ­lich „off­line“ sein, also durch einen Angriff wie mit Ger­man­Wi­per nicht erreich­bar sein. Berech­ti­gungs­kon­zep­te soll­ten nach dem least pri­vi­le­ge Prin­zip umge­setzt sein (nur so vie­le Zugriffs­rech­te wie zwin­gend not­wen­dig). Exter­ne Lauf­wer­ke aber auch Netz­lauf­wer­ke soll­ten wirk­lich nur im Fall der Daten­si­che­rung ver­bun­den sein und danach wie­der getrennt wer­den. Eine Grund­an­for­de­rung ist eben­falls: Ein Admi­nis­tra­tor surft mit sei­nen erwei­ter­ten Rech­ten nicht im Inter­net und liest damit auch kei­ne Emails. Für die­se Tätig­kei­ten steht ein ein­ge­schränk­ter Account zur Verfügung.

Im Rah­men eines Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­kon­zepts aber auch bei regel­mä­ßig durch den Daten­schutz­be­auf­trag­ten geprüf­ten tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Maß­nah­men soll­te dies gewähr­leis­tet sein. Auch regel­mä­ßi­ge Tests zur Daten­wie­der­her­stel­lung (Reco­very-Tests) hel­fen, die­sem Risi­ko zu begeg­nen. Viel­leicht wäre es auch ein guter Zeit­punkt, die schon eine Wei­le zurück­lie­gen­de Sen­si­bi­li­sie­rung der Mit­ar­bei­ter nachzuholen.

Sie ver­fü­gen noch über kei­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten? Mit einem Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­kon­zept wie dem BSI IT-Grund­schutz, ISIS12 oder der Vari­an­te „Arbeits­hil­fe“ für kleins­te Ein­rich­tun­gen haben Sie zwar schon gelieb­äu­gelt, aber noch nichts der­glei­chen umge­setzt? Dann spre­chen Sie uns ger­ne an. Ger­ne unter­stüt­zen wir Sie auch als exter­ne Daten­schutz­be­auf­trag­te und exter­ne Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­be­auf­trag­te mit unse­rem Team in Ber­lin, Sim­mels­dorf und Mün­chen und unse­rer über 10 Jah­re bewähr­ten Erfah­rung mit prag­ma­ti­schen Lösungen.

Micro­soft mel­det (exter­ner Link zu Twit­ter) eine aktu­el­le Bedro­hung mit Schwer­punkt Euro­pa über eine älte­re Schwach­stel­le in Micro­soft Office. Mit­tels eines prä­pa­rier­ten RTF Doku­ments infi­ziert sich das Win­dows-Sys­tem mit einem Back­door-Tro­ja­ner, der das Aus­füh­ren wei­te­ren Codes auf dem befal­le­nen Sys­tem zulässt. Die Schwach­stel­le wur­de bereits 2017 im CVE-2017–1182 (exter­ner Link) beschrie­ben. Micro­soft emp­fiehlt allen Office-Anwen­dern, das aktu­el­le Patch-Level zu prü­fen. Die not­wen­di­gen Update für Office 2007–2016 fin­den Sie im unte­ren Teil der CVE.

aboutpixel.de / aus dem dunkel...... © walter dannehl

Das Bonus­pro­gramm “Mein Baby­Club” des bekann­ten Baby­nah­rung­her­stel­lers HIPP wur­de online ange­grif­fen und erfolg­reich gehackt. Der Anbie­ter infor­miert der­zeit die Teil­neh­mer über den Sach­ver­halt, gibt jedoch kei­ne wei­te­ren Details bekannt. Laut den von HIPP ver­sand­ten Emails an Nut­zer des Pro­gramms wur­den Anfang Mai Unre­gel­mä­ßig­kei­ten im Ser­ver­be­trieb fest­ge­stellt. Die­se wür­den auf einen erfolg­rei­chen Hack hin­deu­ten, durch den Namen, Anschrif­ten, Geburts­da­ten, aber auch Pass­wör­ter von den Sys­te­men des Anbie­ters abge­zo­gen wur­den. Die zustän­di­ge Lan­des­da­ten­schutz­be­hör­de sei informiert.

Auf­la­gen durch das IT-Sicherheitsgesetz

Unab­hän­gig von der Ursa­che für die­sen Hack sind Web­sei­ten­be­trei­ber ver­pflich­tet, not­wen­di­ge Schutz­maß­nah­men zu ergrei­fen, um Daten vor unbe­rech­tig­ten Zugrif­fen zu schüt­zen. Für Web­auf­trit­te heißt es daher, sowohl den Web­ser­ver als auch die Con­tent Manage­ment Soft­ware oder das Shop Sys­tem stets mit aktu­el­len Updates und Sicher­heits­patches aus­zu­stat­ten. Ein regel­m­ßi­ger Blick in die Log­files zwecks Ana­ly­se auf Sicher­heits­ver­stö­ße kann eben­falls nicht schaden.

Datenpanne (c) Sascha Kuhrau

Am gest­ri­gen Sonn­tag wur­de gemel­det, Nut­zer­kon­ten samt Daten von regis­trier­ten Nut­zern der Web­sei­te des DuMont-Ver­lags stan­den stun­den­lang unge­schützt im Netz. Wäh­rend der Ver­lag von einem Hacker­an­griff spricht, scheint eini­ges für inter­ne Schlam­pe­rei zu spre­chen (spie​gel​.de)

Der Ver­lag nahm die betrof­fe­nen Web­sei­ten eini­ge Stun­den nach Mel­dung der Daten­pan­ne off­line. Sie sol­len im Lau­fe des heu­ti­gen Tages wie­der ans Netz gehen. Fatal: Neben den Benut­zer­na­men waren die Pass­wör­ter im Klar­text abge­spei­chert. Nach eige­nen Anga­ben des Ver­lags wur­den die Pass­wör­ter der betrof­fe­nen Accounts zurückgesetzt.