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Informationspflichten

Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Ver­ei­ne nach Art. 13 DSGVO

Erfül­lung der Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Ver­ei­ne nach Art. 13 DSGVO

Seit Mai 2018 kämp­fen nicht nur Ver­ei­ne mit den durch die Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung neu hin­zu­ge­kom­me­nen Anfor­de­run­gen. Aber gera­de bei Ver­ei­nen mit oft­mals vie­len bzw. aus­schließ­lich ehren­amt­lich täti­gen Mit­glie­dern macht sich hier nach­voll­zieh­bar schnell Unsi­cher­heit im Umgang mit dem Daten­schutz-Recht breit. Gera­de die Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Ver­ei­ne nach Art. 13 DSGVO gehö­ren hier als Ursa­che oft dazu. Die­sem Umstand trägt der Lan­des­be­auf­trag­te für Daten­schutz und Infor­ma­ti­ons­frei­heit Baden-Würt­tem­berg (kurz LfDI BW) schon aus Zei­ten vor der DSGVO Rechnung.

Seit Febru­ar 2021 steht nun für Ver­ei­ne ein Gene­ra­tor für “Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen” auf der Web­sei­te des LfDI BW online. Eine begrü­ßens­wer­te Hil­fe­stel­lung, wenn es um die Erfül­lung der Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Ver­ei­ne geht.

Nach­dem eini­ge Grund­an­ga­ben in dem Online-For­mu­lar getä­tigt wur­den, erhält der Nut­zer einen Mus­ter­text zum Kopie­ren und Ein­bin­den in die Vereinswebseite.

Infor­ma­ti­ons­pflich­ten nicht ohne Ergän­zun­gen bzw. Anpas­sun­gen über­neh­men bzw. einsetzen

So löb­lich die­ser Gene­ra­tor ist, so gefähr­lich ist er auch. Daher warnt der LfDI BW selbst:

Bei DS-GVO.clever han­delt es sich um eine Hil­fe­stel­lung des LfDI Baden-Würt­tem­berg bei der Erstel­lung von Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen für Ver­ei­ne. Es wer­den nicht alle mög­li­chen Daten­ver­ar­bei­tun­gen voll­stän­dig wie­der­ge­ge­ben. Prü­fen Sie daher bit­te vor der Ver­öf­fent­li­chung, an wel­chen Stel­len Sie die Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen noch ergän­zen müssen.

Der erzeug­te Mus­ter­text stellt jedoch einen guten Ein­stieg für die spätere/​n Daten­schutz­er­klä­rung /​ Daten­schutz­hin­wei­se der Ver­eins­web­sei­te bzw. zur Erfül­lung der Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Ver­ei­ne nach Art. 13 DSGVO dar.

Vor Ver­öf­fent­li­chung soll­te man den Rat des LfDI BW jedoch wirk­lich beher­zi­gen und den Text prü­fen und ergän­zen. So sind z.B. Log­in-Berei­che für Mit­glie­der nicht in der Mus­ter­be­schrei­bung ent­hal­ten, jedoch durch­aus kei­ne Sel­ten­heit auf Vereinswebseiten.

Wei­te­re Hil­fe­stel­lun­gen für Ver­ei­ne durch den LfDI BW

Bereits in der 2. Auf­la­ge ist der Pra­xis­rat­ge­ber “Daten­schutz im Ver­ein nach der DS-GVO” (Grü­ße an das Team Bin­de­strich) erschie­nen. Auf 29 Sei­ten sind die grund­le­gen­den Anfor­de­run­gen an Ver­ei­ne aus der DSGVO nach­voll­zieh­bar und auch für Nicht-Daten­schutz­be­auf­trag­te ver­ständ­lich dar­ge­stellt, abge­run­det mit prag­ma­ti­schen Tipps zur Umset­zung. Im Rat­ge­ber fin­den sich dazu auch wei­te­re Aus­füh­run­gen zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Ver­ei­ne nach Art. 13 DSGVO.

Für einen ers­ten Über­blick lohnt aber auch ein Blick in die FAQ für Ver­ei­ne. In die­ser sind eini­ge Kern­fra­gen zusam­men­ge­stellt und beant­wor­tet, die häu­fi­ger an den LfDI BW sei­tens von Ver­ei­nen her­an­ge­tra­gen wurden.

Wenn alle Stri­cke reißen

Es ist voll­kom­men nor­mal, wenn Ver­eins­ver­ant­wort­li­che trotz die­ser Hil­fe­stel­lun­gen unsi­cher sind in Bezug auf Anfor­de­run­gen und Umset­zung. In die­sem Fall: Spre­chen Sie mit dem Daten­schutz-Bera­ter Ihres Vertrauens.

Infor­ma­ti­ons­pflich­ten des Weih­nachts­manns zu Art. 13 und 14 DSGVO geleakt

Auch wenn sich die meis­ten Betrof­fe­nen nicht für die Anga­ben zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten nach Art. 13 und 14 DSGVO inter­es­sie­ren, ist es uns gelun­gen, die­se Anga­ben dem Weih­nachts­mann und sei­nem Team zu ent­lo­cken. Wie es scheint, gab es da oben aber schon eini­ges an Glüh­wein. Anders kön­nen wir uns die­ses Doku­ment nicht erklä­ren. Doch lesen Sie selbst oder laden das PDF im Anhang.

Wir wün­schen allen Lese­rIn­nen unse­res Blogs und News­let­ters ein geseg­ne­tes Weih­nachts­fest und einen guten Rusch ins Neue Jahr. Bit­te blei­ben Sie gesund #flat­ten­the­cur­ve

Infor­ma­ti­ons­pflich­ten des Weih­nachts­manns zu Art. 13 und 14 DSGVO

Im Rah­men die­ses Doku­ments infor­mie­ren wir Sie über die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten in unse­rer Orga­ni­sa­ti­on, auch wenn das eigent­lich nie­man­den inter­es­siert. Alle wol­len immer nur Geschenke.

Ver­ant­wort­li­che Stel­le: Der Weih­nachts­mann, Christ­baum­stra­ße, 99999 Wol­ken­schlosss. Wir sind aus­schließ­lich per Wunsch­zet­tel erreichbar.

Daten­schutz­be­auf­trag­ter: Das Christ­kind. Kon­takt via Notiz auf dem Wunschzettel.

Sie wol­len doch was von uns, näm­lich Geschen­ke. Also her mit Vor­na­men (bei Kin­dern unter 18 Jah­ren aus­rei­chend) und /​ oder Nach­na­me, Adres­se (wäre toll, wenn Sie aus­nahms­wei­se mal nicht ver­schlüs­selt, son­dern leser­lich schrei­ben), dem Weih­nachts­wunsch (Dezen­ter Hin­weis: Das sind Wün­sche, kei­ne Bestel­lun­gen!). Wir ergän­zen unse­rer­seits Ihr Betra­gen im letz­ten Jahr.

Die Rechts­grund­la­gen unse­rer Ver­ar­bei­tung sind ganz ein­fach: Sie bekom­men Geschen­ke, wir Ihre Daten.

Falls Rudi und sei­ne Kol­le­gen mal wie­der zu vie­le Weih­nachts­kek­se gefres­sen haben, geben wir Ihre Daten unge­fragt an Ver­sand­dienst­leis­ter zwecks Zustel­lung der Geschen­ke wei­ter. Da wir auch in Deutsch­land tätig sind, erhält die Buch­hal­tung noch über alles einen Beleg. Sie ken­nen das ja mit die­sem Finanz­amt, die ver­ste­hen kei­nen Spaß.

Wir erbrin­gen unse­re Leis­tun­gen zwar aus einem Wol­ken­schloss, nut­zen aber ansons­ten kei­ner­lei Cloud-Ser­vices. Zur Sicher­stel­lung der Sicher­heit der Ver­ar­bei­tung gemäß Art. 32 DSGVO ste­hen uns jedoch aus­rei­chend Schutz­maß­nah­men in Form von

zur Ver­fü­gung. Las­sen Sie sich vom nied­li­chen Äuße­ren nicht täuschen.

Ihre Daten löschen wir direkt bei Weg­fall des Ver­wen­dungs­zwecks mit der Zustel­lung des Geschenks. Rekla­ma­tio­nen direkt bei uns sind daher aus­ge­schlos­sen. Wir wis­sen von nichts! Nach­fra­gen zwecklos.

Für gewöhn­lich erhal­ten wir Ihre Daten direkt von Ihnen. Aus­nah­men sind Wün­sche, die von Ver­wand­ten in direk­ter bzw. indi­rek­ter Linie für Sie über­mit­telt wer­den. Ok, manch­mal auch von Freun­den. Aber nur von wirk­lich guten Freun­den … „Engel!! Wer hat jetzt schon wie­der das Was­ser gegen die­sen Anis­schnaps ausgetauscht?“

Wir selbst recher­chie­ren kei­ne per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten z.B. in sozia­len Netz­wer­ken. Das wür­de uns zwar eini­ges an Arbeit spa­ren, da zahl­rei­che Geschen­ke ent­fal­len könn­ten, aber wir wol­len mal nicht so sein. Ist ja schließ­lich Weih­nach­ten. Aber: „Maik und Ingrid, löscht doch bit­te mal die Bil­der von eurem letz­ten Par­ty-Absturz. Die will wirk­lich kei­ner sehen!“

Sie haben zwar das Recht, Aus­kunft über die zu Ihrer Per­son gespei­cher­ten Daten zu erhal­ten (Art. 15 DSGVO), nur was wol­len Sie fra­gen, was Sie nicht selbst schon alles über sich wis­sen? Nein, unser Aus­kunfts­ser­vice steht nicht zur Ver­fü­gung, um die Lücken Ihres letz­ten Hang Over zu schließen.

Lie­gen die gesetz­li­chen Vor­aus­set­zun­gen vor, so kön­nen Sie die Löschung oder Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung ver­lan­gen sowie Wider­spruch gegen die Ver­ar­bei­tung ein­le­gen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Dann gibt es aber auch kei­ne Geschen­ke – ganz ein­fach. Allabätsch!

Wei­ter­hin besteht ein Beschwer­de­recht bei einer Daten­schutz­auf­sicht Ihrer Wahl. Aus­wir­kun­gen einer sol­chen Beschwer­de auf zukünf­ti­ge Geschen­ke sind Zufall und kei­nes­falls in Ver­bin­dung mit Ihrer Beschwer­de zu sehen.

Und jetzt: Geseg­ne­te Fei­er­ta­ge! Wir haben zu arbei­ten, also sehen Sie bit­te von Nach­fra­gen ab.

Weih­nachts­mann und Team

PS: Bit­te schwär­zen Sie im Zuge der DSGVO weder Namen und Anschrift auf Ihrem Wunsch­zet­tel. DANKE!

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Infor­ma­ti­ons­pflich­ten bei Erhe­bung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten im Zuge der Coro­na-Pan­de­mie – ein kos­ten­lo­ses Muster

Seit Mon­tag, den 11. Mai 2020 (in Bay­ern ab 18.05.) dür­fen Gas­tro­no­mie­be­trie­be und zahl­rei­che ande­re Ein­rich­tun­gen des all­täg­li­chen Lebens wie­der öff­nen. Die Auf­la­gen zu Abstand und maxi­ma­le Gäs­te- /​ Käu­fer-Zahl auf der Ver­kaufs­flä­che sind durch­aus eine Her­aus­for­de­rung für die Betrei­ber der Ein­rich­tun­gen. Bei all den Anfor­de­run­gen wird der Daten­schutz schnell ver­ges­sen. Wir hel­fen mit unse­rem kos­ten­lo­sen Mus­ter Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Besu­cher von Gas­tro­no­mie und ande­ren Ein­rich­tun­gen im Zuge der Coro­na-Pan­de­mie, ent­wi­ckelt gemein­sam mit RA Ste­phan Hansen-Oest.

Wel­che per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten von Besu­chern sind zu notieren?

Einig sind sich die Län­der­ver­ord­nun­gen in dem Punkt, dass Name und Ruf­num­mer der Besu­cher zu notie­ren und auf Ver­lan­gen der Gesund­heits­be­hör­de im Ver­dachts­fall einer Infek­ti­on her­aus­zu­ge­ben sind. Teil­wei­se sind die dazu­ge­hö­ri­gen Ver­ord­nun­gen bzw. Anfor­de­run­gen noch etwas schwam­mig bzw. zu unkon­kret. Das wird in den nächs­ten Tagen sicher nach­jus­tiert. So steht z.B. noch die Fra­ge im Raum, ob die jewei­li­ge Ein­rich­tung die notier­ten Anga­ben z.B. anhand eines Aus­weis­do­ku­ments veri­fi­zie­ren muss. Auch bei den Lösch­fris­ten fin­den sich nicht über­all kon­kre­te Anga­ben. Das Bun­des­land NRW sieht bei­spiels­wei­se die Ver­nich­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten nach 1 Monat vor.

Übri­gens: Da nir­gend­wo von einer Unter­schrift durch die Besu­cher die Rede ist, wäre es auch eine Mög­lich­keit, die Daten auf elek­tro­ni­schem Wege zu erhe­ben. So könn­ten Sie auch Reser­vie­rungs­sys­te­me nut­zen, sofern die Anga­ben dar­in zusätz­lich /​ ergän­zend erfasst wer­den können.

Um der Papier­flut bzw. Zet­tel­wirt­schaft Herr zu wer­den, wäre auch die abend­li­che Digi­ta­li­sie­rung sprich das Ein­scan­nen der erfass­ten Daten in einen dazu­ge­hö­ri­gen Datums-Ord­ner viel­leicht ganz hilf­reich. Wür­de neben­bei die Über­ga­be an die zustän­di­ge Gesund­heits­be­hör­de im Rah­men einer Anfor­de­run­gen der Daten erleich­tern und es rei­hen sich bei Ihnen nicht Ord­ner an Ord­ner mit den erho­be­nen Daten. Die Kür wäre natür­lich ein Scan mit OCR, was aber eine mög­lichst “unver­schlüs­sel­te” Hand­schrift der Ein­tra­gen voraussetzt 🙂

Infor­ma­ti­ons­pflich­ten nach Art. 13 DSGVO an die Besu­cher nicht vergessen

Egal, in wel­chem Umfang oder auf wel­che Art (ana­log per For­mu­lar /​ Besu­cher­lis­te oder digi­tal z.B. in Form von Excel-Tabel­len) Sie die Daten Ihrer Besu­cher erhe­ben, es sind die Anga­ben zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten nach Art. 13 DSGVO zu erfül­len. Dies kann bei­spies­lwei­se mit­tels Aus­hang vor Ort und einem münd­li­chen Hin­weis an Ihre Besu­cher gesche­hen. Hier zählt Prag­ma­tis­mus in Anbe­tracht der ange­spann­ten Situa­ti­on. Ein pas­sen­des kos­ten­lo­ses Mus­ter hier­zu haben wir gemein­sam mit dem in der Bran­che wohl­be­kann­ten Rechts­an­walt Ste­phan Han­sen-Oest (https://​www​.daten​schutz​-guru​.de) ent­wi­ckelt. Nach dem Down­load soll­ten sie die­ses bit­te auf Ihre Ein­rich­tung anpas­sen und bei Bedarf ergän­zen oder über­flüs­si­ge Anga­ben streichen.

Den­ken Sie bit­te an das Ver­zeich­nis für Verarbeitungstätigkeiten

Die­se Erhe­bung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Rah­men der Coro­na-Pan­de­mie soll­te sich eben­falls in Ihrem Ver­zeich­nis für Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten wie­der­fin­den. Sie haben noch keins? Tipps und Tricks dazu ent­we­der bei RA Han­sen-Oest oder bei uns hier im Blog.

Kos­ten­lo­ses Mus­ter Infor­ma­ti­ons­pflich­ten bei Erhe­bung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten im Zuge der Corona-Pandemie

Wir, also Ste­phan Han­sen-Oest und a.s.k. Daten­schutz, stel­len Ihnen die­ses unver­bind­li­che Mus­ter kos­ten­frei zur Ver­fü­gung. Bit­te beach­ten Sie dabei:

  • Pas­sen Sie bit­te die Bezü­ge zu den aktu­ell gel­ten­den Lan­des­ver­ord­nun­gen bzw. Rechts­an­wen­dun­gen an
  • Fair Use: Die­se Vor­la­ge kann ger­ne in der Pra­xis von Orga­ni­sa­tio­nen genutzt und ver­än­dert wer­den. Wir (RA Han­sen-Oest und a.s.k. Daten­schutz Sascha Kuhrau) möch­ten jedoch nicht, dass sie ohne unse­re Zustim­mung auf ande­ren Inter­net­sei­ten als Ver­trags­mus­ter zum Down­load ange­bo­ten wird oder sich irgend­wann in einem Ver­trags­mus­ter­buch wiederfindet.
  • Haf­tung: Die­se Vor­la­ge stellt ledig­lich einen Vor­schlag dar. Es wird kei­ne Haf­tung für Schä­den durch die Ver­wen­dung übernommen

Anre­gun­gen und Ergän­zun­gen für die Vor­la­gen? Dann immer her damit.

All­ge­mei­nes Mus­ter zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Besu­cher im Rah­men der Corona-Pandemie

Kos­ten­lo­ses Mus­ter Mit­tei­lungs­pflich­ti­ge Infor­ma­tio­nen Coro­na Besucher
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Auf Frei­staat Bay­ern ange­pass­tes Mus­ter zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Besu­cher im Rah­men der Corona-Pandemie

Kos­ten­lo­ses Mus­ter Mit­tei­lungs­pflich­ti­ge Infor­ma­tio­nen Coro­na Besu­cher in Bayern
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Auf Hes­sen ange­pass­tes Mus­ter zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Besu­cher im Rah­men der Corona-Pandemie

Kos­ten­lo­ses Mus­ter Mit­tei­lungs­pflich­ti­ge Infor­ma­tio­nen Coro­na Besu­cher Hessen
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Auf Schles­wig-Hol­stein ange­pass­tes Mus­ter zu den Infor­ma­ti­ons­pflich­ten für Besu­cher im Rah­men der Corona-Pandemie

Kos­ten­lo­ses Mus­ter Mit­tei­lungs­pflich­ti­ge Infor­ma­tio­nen Coro­na Besu­cher Schles­wig Holstein
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Fra­gen Sie Ihren (exter­nen) Datenschutzbeauftragten

Bevor im Umgang mit oder der Anpas­sung von die­sen Vor­la­gen für Ihre Orga­ni­sa­ti­on etwas schief geht und Ihnen mög­li­cher­wei­se Unge­mach durch die Daten­schutz­auf­sicht droht, bin­den Sie bit­te Ihren Daten­schutz­be­auf­trag­ten früh­zei­tig in das The­ma Infor­ma­ti­ons­pflich­ten mit ein. Sie haben kei­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten? Mög­li­cher­wei­se unter­lie­gen Sie der gesetz­li­chen Pflicht zur Benen­nung, aber auch ohne deren Vor­lie­gen ist ein Daten­schutz­be­auf­trag­ter der Pro­fi für Ihre Fra­gen rund um das The­ma Daten­schutz. Ger­ne unter­brei­ten wir Ihnen ein Ange­bot für einen exter­nen Datenschutzbeauftragten.

Ver­si­ons­his­to­rie

Update 12.05.2020: Nut­zer­hin­weis auf Benen­nung statt Bestel­lung eines DSB auf­ge­grif­fen und Wort­wahl ent­spre­chend angepasst

Update 13.05.2020: Mus­ter­vor­la­ge zur Daten­er­fas­sung Gas­tro­no­mie als Anhang ergänzt

Update 14.05.2020: Ver­si­on mit ers­ten Anpas­sun­gen auf Frei­staat Bay­ern veröffentlicht

Update 16.05.2020: Ver­si­on mit Anpas­sun­gen auf kon­kre­te Ver­ord­nung in Hes­sen veröffentlicht

Update 18.05.2020: Ver­si­on Schles­wig-Hol­stein veröffentlicht

 

 

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