Offener Email-Verteiler führt zu Bußgeld gegen Unternehmen

Schon jedem Mal passiert

Sie ken­nen das bestimmt aus Ihrem eige­nen Arbeits­all­tag. Eine wich­ti­ge Nach­richt soll per Email ver­teilt wer­den. Mail­pro­gramm geöff­net, Text geschrie­ben, aus dem Adreß­buch schnell die Emp­fän­ger zusam­men­ge­klickt oder kom­for­ta­bel eine Ver­tei­ler-Lis­te genutzt und auf Sen­den gedrückt. Auf Sei­ten des Emp­fän­gers wer­den sich dann die Augen gerie­ben. Ste­hen doch alle Email-Emp­fän­ger im Klar­text im AN:/TO: Feld der Email. Ordent­lich wie der Absen­der sei­ne Adres­sen gepflegt hat, aku­rat mit Vor‑, Nach­na­me und Email-Adres­se. Übli­cher­wei­se macht man den Absen­der freund­lich auf sein Miß­ge­schick auf­merk­sam und läßt es dar­auf beruhen.

Ihr ist das auch passiert

Eine Mit­ar­bei­te­rin eines baye­ri­schen Han­del­un­ter­neh­mens hat­te weni­ger Glück. Sie schrieb eine sol­che Email an Kun­den des Unter­neh­mens. Kur­zer Inhalt, net­te Ges­te. Jedoch lei­der stan­den vor dem eigent­li­chen Text (hal­be DIN A4 Sei­te) über neun (9) Sei­ten Email-Adres­sen im Klar­text. Einem oder meh­re­ren Emp­fän­gern miß­fiel dies und der Stein des Ansto­ßes wur­de an die zustän­di­ge baye­ri­sche Lan­des­da­ten­schutz­be­hör­de weitergeleitet.

Der ewi­ger Mahner

Das Baye­ri­sche Lan­des­amt für Daten­schutz­auf­sicht (kurz BayL­DA) hat in der Ver­gan­gen­heit bereits mehr­fach auf die daten­schutz­recht­li­che Unzu­läs­sig­keit eines sol­chen Vor­gangs hin­ge­wie­sen. Name plus Email-Adres­se sind per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten im Sin­ne des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes (BDSG). Eine Über­mitt­lung (nichts ande­res stellt eine Email dar) ist daher nur zuläs­sig, wenn der Betrof­fe­ne (also der eigent­li­che Email-Inha­ber) expli­zit in die Über­mitt­lung an Drit­te schrift­lich ein­ge­wil­ligt hat oder eine gesetz­li­che Grund­la­ge vor­liegt. Bei­des ist im Fal­le einer sol­chen Pan­ne sicher nicht der Fall. 

Die Ver­wen­dung des offe­nen Email-Ver­tei­lers (also das Ein­tra­gen der Emp­fän­ger in das AN:/TO: Feld) stellt somit einen Daten­schutz­ver­stoß dar. Auf­grund der Men­ge der betrof­fe­nen Email-Adres­sen sah das BayL­DA von einem rei­nen Ver­weis auf die recht­li­che Unzu­läs­sig­keit ab. Statt­des­sen wur­de ein Buß­geld ver­hängt, das nun nach Ver­strei­chen der Wider­spruchs­frist rechts­wirk­sam gewor­den ist.

Wer zahlt?

In die­sem kon­kre­ten Fall wur­de das Buß­geld gegen die Mit­ar­bei­te­rin ver­hängt. Ob der Arbeit­ge­ber für Sie ein­springt, ist nicht bekannt.

Das BayL­DA teilt jedoch mit, daß es in einem ähn­li­chen Fall in Kür­ze zu einem Buß­geld gegen ein ande­res Unter­neh­men kom­men wird. Da hier die Mit­ar­bei­ter sei­tens der Unter­neh­mens­leis­tung nicht oder nicht aus­rei­chend für das The­ma sen­si­bi­li­siert wur­den, hat nun das Unter­neh­men selbst für den Faux­pas mit dem offe­nen Email-Ver­tei­ler geradezustehen.

Auf­klä­rung ist Pflicht

Um sol­che Vor­fäl­le von vorn­her­ein zu ver­mei­den und das Ein­tritts­ri­si­ko zu sen­ken, soll­ten Sie Ihre Mit­ar­bei­ter regel­mä­ßig für die­ses The­ma sen­si­bi­li­sie­ren. Ger­ne kön­nen Sie hier­für die­sen Blog­bei­trag einsetzen.

Was ist zu beachten?

Wei­sen Sie dar­auf hin, sol­che Rund­mails stets über das Feld BCC, also Blind Car­bon Kopie zu adre­ßie­ren. Die Nut­zung von TO: und CC: (Car­bon Copy) wird stets den glei­chen recht­li­chen Sach­ver­halt mit allen Kon­se­quen­zen aus­lö­sen. Bei klei­ne­ren falsch genutz­ten Ver­tei­lern kann es bei einer Ver­war­nung blei­ben, das ist jedoch nicht garantiert.

Hier fin­den Sie den gan­zen Bei­trag des BayL­DA vom 28.06.2013.