Offener Email-Verteiler führt zu Bußgeld gegen Unternehmen

Datenpanne (c) Sascha KuhrauSchon jedem Mal passiert

Sie kennen das bestimmt aus Ihrem eigenen Arbeitsalltag. Eine wichtige Nachricht soll per Email verteilt werden. Mailprogramm geöffnet, Text geschrieben, aus dem Adreßbuch schnell die Empfänger zusammengeklickt oder komfortabel eine Verteiler-Liste genutzt und auf Senden gedrückt. Auf Seiten des Empfängers werden sich dann die Augen gerieben. Stehen doch alle Email-Empfänger im Klartext im AN:/TO: Feld der Email. Ordentlich wie der Absender seine Adressen gepflegt hat, akurat mit Vor-, Nachname und Email-Adresse. Üblicherweise macht man den Absender freundlich auf sein Mißgeschick aufmerksam und läßt es darauf beruhen.

Ihr ist das auch passiert

Eine Mitarbeiterin eines bayerischen Handelunternehmens hatte weniger Glück. Sie schrieb eine solche Email an Kunden des Unternehmens. Kurzer Inhalt, nette Geste. Jedoch leider standen vor dem eigentlichen Text (halbe DIN A4 Seite) über neun (9) Seiten Email-Adressen im Klartext. Einem oder mehreren Empfängern mißfiel dies und der Stein des Anstoßes wurde an die zuständige bayerische Landesdatenschutzbehörde weitergeleitet.

Fotolia_37944046_XS_roundedDer ewiger Mahner

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (kurz BayLDA) hat in der Vergangenheit bereits mehrfach auf die datenschutzrechtliche Unzulässigkeit eines solchen Vorgangs hingewiesen. Name plus Email-Adresse sind personenbezogene Daten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Eine Übermittlung (nichts anderes stellt eine Email dar) ist daher nur zulässig, wenn der Betroffene (also der eigentliche Email-Inhaber) explizit in die Übermittlung an Dritte schriftlich eingewilligt hat oder eine gesetzliche Grundlage vorliegt. Beides ist im Falle einer solchen Panne sicher nicht der Fall.

Die Verwendung des offenen Email-Verteilers (also das Eintragen der Empfänger in das AN:/TO: Feld) stellt somit einen Datenschutzverstoß dar. Aufgrund der Menge der betroffenen Email-Adressen sah das BayLDA von einem reinen Verweis auf die rechtliche Unzulässigkeit ab. Stattdessen wurde ein Bußgeld verhängt, das nun nach Verstreichen der Widerspruchsfrist rechtswirksam geworden ist.

Wer zahlt?

In diesem konkreten Fall wurde das Bußgeld gegen die Mitarbeiterin verhängt. Ob der Arbeitgeber für Sie einspringt, ist nicht bekannt.

Das BayLDA teilt jedoch mit, daß es in einem ähnlichen Fall in Kürze zu einem Bußgeld gegen ein anderes Unternehmen kommen wird. Da hier die Mitarbeiter seitens der Unternehmensleistung nicht oder nicht ausreichend für das Thema sensibilisiert wurden, hat nun das Unternehmen selbst für den Fauxpas mit dem offenen Email-Verteiler geradezustehen.

Aufklärung ist Pflicht

Um solche Vorfälle von vornherein zu vermeiden und das Eintrittsrisiko zu senken, sollten Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig für dieses Thema sensibilisieren. Gerne können Sie hierfür diesen Blogbeitrag einsetzen.

Was ist zu beachten?

Weisen Sie darauf hin, solche Rundmails stets über das Feld BCC, also Blind Carbon Kopie zu adreßieren. Die Nutzung von TO: und CC: (Carbon Copy) wird stets den gleichen rechtlichen Sachverhalt mit allen Konsequenzen auslösen. Bei kleineren falsch genutzten Verteilern kann es bei einer Verwarnung bleiben, das ist jedoch nicht garantiert.

Hier finden Sie den ganzen Beitrag des BayLDA vom 28.06.2013.

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