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Bestellung

Wer muss denn eigent­lich einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten bestellen?

Die Über­gangs­fris­ten zur Umset­zung des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes sind seit Mai 2004 aus­ge­lau­fen. Jedes Unter­neh­men hat — unab­hän­gig von sei­ner Grö­ße — die gesetz­li­chen Rege­lun­gen umzu­set­zen und ein­zu­hal­ten. Hier gibt es auch kei­ne Aus­nah­men wie Stan­des­recht oder Geheim­hal­tungs­ver­pflich­tun­gen. Ein Irr­tum, der gera­de in Anwalts­kanz­lei­en oder bei Steu­er­be­ra­tern oft­mals noch vor­herrscht (ich emp­feh­le die Lek­tü­re die­ses Bei­trags: Daten­schutz in der Anwalts­kanz­lei).

Das BDSG schreibt die Bestel­lung eines sog. Daten­schutz­be­auf­trag­ten für alle nicht-öffent­li­chen Ein­rich­tun­gen, also Unter­neh­men und auch Unter­neh­mer, spä­tes­tens vier Wochen nach Auf­nah­me der Geschäfts­tä­tig­keit zwin­gend vor, wenn

  • mehr als neun Mit­ar­bei­ter mit der auto­ma­ti­sier­ten (per EDV /​ Com­pu­ter)
  • mehr als neun­zehn Mit­ar­bei­ter mit der manuellen

Erhe­bung, Ver­ar­bei­tung und Nut­zung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten befasst sind oder

  • eine auto­ma­ti­sier­te Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten statt­fin­det, die einer sog. Vor­ab­kon­trol­le unterliegen
  • per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten geschäfts­mä­ßig zum Zweck der Über­mitt­lung, der anony­mi­sier­ten Über­mitt­lung oder für Zwe­cke der Markt- und Mei­nungs­for­schung auto­ma­ti­siert ver­ar­bei­tet werden
  • oder eines der og. Kri­te­ri­en im Lau­fe der Geschäfts­tä­tig­keit eintritt.

Hier­bei ist der damit ver­bun­de­ne Zeit­auf­wand (Teil­zeit, Voll­zeit, etc.) uner­heb­lich, eben­so die Art der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten — intern (Per­so­nal-/Mit­ar­bei­ter-Daten) oder extern (Kun­den, Inter­es­sen­ten, Geschäfts­part­ner, Dritte).

Der Ein­satz eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten (intern oder extern) oder zumin­dest die regel­mä­ßi­ge Prü­fung auf Kon­for­mi­tät mit dem BDSG durch einen exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten emp­fiehlt sich auf­grund der Rechts­un­si­cher­hei­ten jedoch generell.

Der im BDSG § 4 f vor­ge­schrie­be­ne Daten­schutz­be­auf­trag­te kann intern oder extern vom Unter­neh­men bestellt wer­den — die Bestel­lung muss schrift­lich erfol­gen. Die nicht recht­zei­ti­ge Bestel­lung eines DSB kann mit einem Buß­geld belegt werden.

Der Daten­schutz­be­auf­trag­te hat im Unter­neh­men sicher­zu­stel­len, daß

  • die gesetz­li­chen Rege­lun­gen des BDSG und wei­te­rer zutref­fen­der Geset­ze ein­ge­hal­ten werden
  • die Mit­ar­bei­ter für das The­ma Daten­schutz sen­si­bi­li­siert und bei Bedarf wei­ter infor­miert werden

Bestel­len Sie bei Vor­lie­gen der Bestell­pflicht kei­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten, einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten zu spät oder nur pro-for­ma, so set­zen Sie sich einem Buß­geld­ri­si­ko bis 50.000 EUR gemäß § 43 Absatz 1 BDSG aus.

Wol­len Sie mehr über die Vor­tei­le eines exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten wis­sen, dann emp­feh­le ich Ihnen den fol­gen­den Arti­kel: Vor­tei­le eines exter­nen Datenschutzbeauftragten

Im Fol­gen­den kön­nen Sie sich aktu­el­le Info-Fly­er und Bro­schü­ren zu den Themen

  • Fly­er: Daten­schutz, Daten­si­cher­heit und Datenschutzbeauftragter
  • Fly­er: Vor­tei­les eines exter­nen Datenschutzbeauftragten
  • Info-Bro­schü­re: Daten­schutz, Daten­si­cher­heit und Daten­schutz­be­auf­trag­ter (Lang­form)

her­un­ter­la­den.

Soll­ten Sie noch Fra­gen zu die­sem The­men­be­reich haben, so spre­chen Sie mich unver­bind­lich an -> Kon­takt.

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Was kos­tet ein inter­ner Datenschutzbeauftragter?

Für die Ent­schei­dung Pro oder Con­tra exter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter soll­te vor­her kal­ku­liert sein, wel­che Kos­ten auf das Unter­neh­men beim Ein­satz eines inter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten zu kom­men. Oft­mals wer­den in sol­chen Kal­ku­la­tio­nen die Zeit­auf­wän­de unter­schätzt oder Neben­kos­ten wie Aus- und Wei­ter­bil­dung, Hilfs­mit­tel oder auch per­so­nel­le Unter­stüt­zung aus Unkennt­nis ver­ges­sen. Eine ers­te Ein­schät­zung kön­nen Sie anhand die­ser bei­den Bei­spie­le für einen Teil­zeit- und einen Voll­zeit-Daten­schutz­be­auf­trag­ten erhalten.

Kos­ten eines inter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten in Teilzeit

Teil­zeit intern-Betrag EUR
Mit­ar­bei­ter­ge­haltJahr30.000
Zeit­auf­wand DSB20%6.000
Aus- und Weiterbildung2.500
Rei­se­kos­ten + Spesen1.000
Räu­me, Hilfs­mit­tel, per­so­nel­le Unterstützung1.500
Ihre inter­nen KostenJahr11.000

Kos­ten eines inter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten in Vollzeit

Voll­zeit intern-Betrag EUR
Mit­ar­bei­ter­ge­haltJahr30.000
Zeit­auf­wand DSB100%30.000
Aus- und Weiterbildung2.500
Rei­se­kos­ten + Spesen1.000
Räu­me, Hilfs­mit­tel, per­so­nel­le Unterstützung1.500
Ihre inter­nen KostenJahr35.000

Beim Ein­satz eines exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten ent­fal­len u.a. die ver­an­schlag­ten Zusatz­kos­ten. Sie haben die vol­le Kon­trol­le über den Zeit­ein­satz und für gewöhn­lich sind die Ein­satz­kos­ten für den exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten spür­bar nied­ri­ger als die des inter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten. Ein exter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter bedeu­tet für Sie eine preis­wer­te, kal­ku­lier­ba­re, über­schau­ba­re und bes­tens mit der Mate­rie ver­trau­te Alter­na­ti­ve gegen­über einem neu aus­zu­bil­den­den und zu bestel­len­den inter­nen Datenschutzbeauftragten.

Bit­te ver­glei­chen Sie jedoch nicht nur die rei­nen Kos­ten, son­dern ach­ten Sie bei einem exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten eben­falls auf

  • die qua­li­ta­ti­ve und quan­ti­ta­ti­ve Aus- und Weiterbildung
  • den Ver­si­che­rungs­schutz und Umfang
  • die Mit­glied­schaft in Fach­ver­bän­den und Vereinen
  • die Inte­gra­ti­on in Datenschutz-Netzwerke
  • die Ein­bin­dung und Unter­stüt­zung Ihrer Mit­ar­bei­ter und z.B. des Betriebsrats
  • die zwi­schen­mensch­li­che Che­mie (Sie wer­den eng zusammenarbeiten)

Die Tabel­len ent­stam­men der Web­sei­te “Daten­schutz in Fran­ken” — mit freund­li­cher Genehmigung.

Fol­gen der Nicht­be­stel­lung eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten (DSB) bei vor­lie­gen­der gesetz­li­cher Verpflichtung

“Was kann mir /​ mei­nem Unter­neh­men schon pas­sie­ren, wenn ich kei­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten bestel­le, obwohl mich das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz dazu ver­pflich­tet?”, die­se Fra­ge wur­de hier mehr­fach per Email gestellt. Die Ant­wort möch­te ich nicht schul­dig blei­ben und auf­grund der Trag­wei­te und Rele­vanz erfolgt die­se als öffent­li­cher Beitrag.

Das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz (BDSG) schreibt die Not­wen­dig­keit zur Bestel­lung eines betrieb­li­chen exter­nen oder inter­nen Daten­schutz­be­auf­tra­gen (DSB) unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen vor § 4f BDSG — sie­he auch “Wer muss einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten bestel­len?” Oft­mals wird Daten­schutz jedoch als rei­ner Kos­ten­fak­tor und Hemm­schuh für die unter­neh­me­ri­sche Ent­wick­lung ver­stan­den, nicht als Qua­li­täts­merk­mal oder Chan­ce. Die Ver­su­chung erscheint daher groß, auf die Bestel­lung des DSB zu ver­zich­ten.Wei­ter­le­sen »Fol­gen der Nicht­be­stel­lung eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten (DSB) bei vor­lie­gen­der gesetz­li­cher Verpflichtung

Wie bestel­le ich den exter­nen Datenschutzbeauftragten?

Liegt die Not­wen­dig­keit zur Bestel­lung eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten für Ihr Unter­neh­men vor und haben Sie sich auf­grund der zahl­rei­chen Vor­tei­le für einen exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten ent­schie­den, dann sind eini­ge For­ma­li­tä­ten zu beachten.

Sind Sie noch nicht sicher, ob das BDSG für Sie die Bestel­lung eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten not­wen­dig macht, dann spre­chen Sie mich an. Ich unter­stüt­ze Sie ger­ne bei der Bewer­tung. Selbst­ver­ständ­lich ste­he ich Ihnen auf­grund mei­ner bun­des­wei­ten Tätig­keit zeit­nah als exte­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter zur Verfügung.

Die Bestel­lung eines Daten­schutz­be­auf­trag­ten bedarf in jedem Fall der Schrift­form. Der not­wen­di­ge Schrift­satz für mei­ne Bestel­lung als Ihr exter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter liegt im Haus vor und kann jeder­zeit — nach Ergän­zung Ihrer Unter­neh­mens­an­ga­ben — zum Ein­satz kommen.

Zusätz­lich wird ein sog. Geschäfts­be­sor­gungs­ver­trag /​ Dienst­ver­trag benö­tigt, der die Auf­ga­ben, Kom­pe­ten­zen, Ver­ant­wort­lich­kei­ten, Haf­tung und das Zusam­men­spiel zwi­schen Ihrem Unter­neh­men und mei­ner Per­son als exter­nem Daten­schutz­be­auf­trag­ten regelt. Hier­für gibt es eben­falls eine geprüf­te und bewähr­te Vor­la­ge, die ich Ihnen bei einer Bestel­lung und Auf­trags­ver­ga­be ger­ne zur Ver­fü­gung stel­le — Sie spa­ren somit die Kos­ten für die Erstel­lung durch einen Anwalt.

Sind die­se For­ma­li­tä­ten geklärt und erle­digt, kann es ans Werk gehen.

Bit­te haben Sie Ver­ständ­nis dafür, daß ich die­se Vor­la­gen nur für die Bestel­lung mei­ner Per­son als exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten ein­set­ze und nicht — auch nicht gegen Bezah­lung — an Drit­te veräußere.

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Exter­ner vs. inter­ner Datenschutzbeauftragter

Ein exter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter hat die glei­chen Auf­ga­ben wie ein inter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter (DSB). Für ein Unter­neh­men jedoch von ent­schei­den­dem Vor­teil: der exter­ne Daten­schutz­be­auf­trag­te hat eine ande­re Stel­lung und ist oft­mals preiswerter.

  • Weg­fall des erwei­ter­ten Kün­di­gungs­schut­zes: im Gegen­satz zu einem inter­nen DSB ver­fügt der exter­ne DSB über kei­nen gesetz­lich fest­ge­schrie­be­nen erwei­ter­ten Kün­di­gungs­schutz. D.h. der Ver­trag der exter­nen Bestel­lung kann regel­mä­ßi­ge Kün­di­gungs­fris­ten vor­se­hen! Dahin­ge­gen geniesst der inter­ne DSB wäh­rend sei­ner Tätig­keit als inter­ner DSB und ein Jahr dar­über­hin­aus einen erwei­ter­ten Kündigungsschutz.
  • Ver­bes­ser­te Haf­tung /​ Absi­che­rung: wäh­rend für den inter­nen DSB in Haf­tungs­fra­gen die sog. “betrieb­li­che Ver­an­las­sung” gilt, kann in exter­ner DSB für sein Han­deln ver­ant­wort­lich gemacht wer­den. Übli­cher­wei­se ver­fügt der exter­ne DSB über eine dahin­ge­hend spe­zia­li­sier­te Betriebs- und Vermögensschadenshaftplicht.
  • Über­schau­ba­rer und trans­pa­ren­ter Kos­ten­fak­tor: ein inter­ner DSB ist in sei­ner Zeit­ein­tei­lung und Tätig­keit als DSB frei und wei­sungs­un­ge­bun­den. Die Kos­ten­kon­trol­le für den Bereich Daten­schutz und Daten­schutz­be­auf­trag­ter ist fak­tisch aus­ge­he­belt. Anders ver­hält sich es sich beim Ein­satz eines exter­nen Daten­schutz­be­auf­tra­gen, mit dem das Unter­neh­men einen trans­pa­ren­ten und nach­voll­zieh­ba­ren Ver­trag über Auf­ga­ben, Ver­ant­wort­lich­kei­ten und Kos­ten schlies­sen. Oft­mals ist der exter­ne DSB für das Unter­neh­men die deut­lich preis­wer­te­re Alternative.
  • (Kos­ten der) Wei­ter­bil­dung /​ Erfül­lung der gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen an die Fach­kun­de eines DSB: ein DSB — unab­hän­gig ob intern oder extern — ist gehal­ten, sich neben der not­wen­di­gen Aneig­nung der Grund­kennt­nis­se regel­mä­ßig in Bezug auf aktu­el­le Geset­zes­än­de­run­gen und Anwen­dun­gen fort- und wei­ter­zu­bil­den. Die­se Kos­ten (Fort­bil­dung, Rei­se, Über­nach­tung, Mate­ria­li­en) spart ein Unter­neh­men beim Ein­satz eines exter­nen Daten­schutz­be­auf­trag­ten. Die­ser ist übli­cher­wei­se schon aus Grün­den der Wett­be­werbs­fä­hig­keit stets up to date.
  • Ver­mei­dung von Inter­es­sens­kon­flik­ten: da der exter­ne DSB nicht im Unter­neh­men ver­an­kert ist, sind Inter­es­sen­kon­flik­te mit ande­ren Berei­chen und The­men nicht zu ver­mu­ten und unwahr­schein­lich. Er kann daher sei­nen Auf­ga­ben und Ver­pflich­tun­gen unbe­fan­gen nachkommen.
  • Inter­id­s­zi­pli­nä­res und unter­neh­mens­über­grei­fen­des Know How: ein exter­ner Daten­schutz­be­auf­trag­ter ver­fügt zumeist über das Know How aus meh­re­ren Berei­chen und Erfah­run­gen aus zahl­rei­chen Tätig­kei­ten und Ein­sät­zen, wel­ches für ein Unter­neh­men durch sei­nen Ein­satz ver­füg­bar wird.

Immer noch nicht über­zeugt? Spre­chen Sie mich an!

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