Personalausweis als Pfand, Personalausweis-Kopie als Beleg — üblich, aber verboten
Usus, Rechtsverstoß inklusive. Der Personalausweis wird als Pfand hinterlegt, eine Kopie zur Identifikation im Vertragsordner abgelegt oder als Scan ins Dokumenten-Management-System gespeichert. Branchenübergreifend üblich, vom Fitness-Studio bis zur Autovermietung.
Der neue Personalausweis
Seit dem 01. November 2010 wird nur noch der neue Personalausweis herausgegeben, gerne auch als „ePerso“ bezeichnet. Im Zuge der Umstellung hat das Personalausweisgesetz (PAuswG) einige Änderungen erfahren. Zahlreiche Kommentierungen und Begründungen begleiten den neuen Ausweis.
Kein ausdrückliches Kopierverbot, aber …
Neben der bisher üblichen Ausweisfunktion beinhaltet der „ePerso“ nun auch die Möglichkeit zu Signatur und zur Authentisierung. Zum Schutz dieser Funktionen schreibt unsere Regierung in ihrer Begründung zur Neuregelung: “Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten aus oder mithilfe des Ausweises darf künftig nur über die dafür vorgesehenen Wege erfolgen. (.) Weitere Verfahren z.B. über die optoelektronische Erfassung (“scannen”) von Ausweisdaten oder dem maschinenlesbaren Bereich sollen ausdrücklich ausgeschlossen werden.” In den Auslegungen hierzu wird deutlich davon gesprochen, weder Kopien des Personalausweises zuzulassen, noch diesen aus der Hand zu geben.
Warum den Personalausweis nicht kopieren?
Da der neue Personalausweis aufgrund dessen Gestaltung noch eine sog. Berechtigungsnummer trägt, weist das Bundesinnenministerium auf einen zusätzlichen Sachverhalt hin. Die Berechtigungsnummer soll nämlich lediglich dem Ausweisinhaber bekannt sein. Eine Kopie oder ein Scan stehen diesem Umstand jedoch entgegen.
Der alte Personalausweis darf aber kopiert werden?
Trägt dieser zwar nicht die elektronischen Merkmale seines Nachfolgers so ist eine Kopie hier nur sehr schwer als datenschutzrechtlich erforderlich zu begründen. Subjektive Maßstäbe hierüber sind ausgeschlossen. So sollte auch hier auf eine Kopie verzichtet werden. Notieren Sie die erforderlichen Daten. Vorteil: Sie ersparen sich das vorgeschriebene Ausschwärzen nicht erforderlicher Daten und müssen später im Rahmen der Aufbewahrungs– und Löschfristen nicht in Aktenstapeln oder EDV Systemen nach den zu löschenden Dokumenten fahnden.
Dann nehmen wir den Personalausweis eben als Pfand
Hier spricht das PAuswG eine klare Sprache § 1 Abs. 1. S. 3+4 PAuswG — für beide Ausweisformen: „Vom Ausweisinhaber darf nicht verlangt werden, den Personalausweis zu hinterlegen oder in sonstiger Weise den Gewahrsam aufzugeben. Dies gilt nicht für zur Identitätsfeststellung berechtigte Behörden sowie in den Fällen der Einziehung und Sicherstellung.” Ihre Organisation wird schwerlich als berechtigte Behörde anzusehen sein, Ausnahmen bestätigen die Regel.
Ausnahmen vom Kopierverbot und Pfandverbot für Personalausweise?
Ja, u.a. § 8 Geldwäschegesetz oder § 95 TKG (z.B. für Handy-Verträge). Trifft das auf Ihr Unternehmen zu? Ihr Datenschutzbeauftragter klärt Sie gerne über den Sachverhalt auf. Sie haben keinen? Dann sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie als externe Datenschutzbeauftragte und externe Informationssicherheitsbeauftragte.