Dieses Thema birgt zahlreiche rechtliche Risiken für alle Beteiligten. Je nach bestehender (Nicht-) Regelung im Unternehmen drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen für die Mitarbeiter und das Unternehmen vollführt einen Spagat zwischen Datenschutz, Datensicherheit, Brief‑, Post- und Fernmeldegeheimnis. Ich will Sie hier nicht mit Gesetzen, Paragraphen und deren Auslegungen langweilen, sondern gleich in die Praxis einsteigen.
Ist die private Email Nutzung im Unternehmen bisher geduldet oder erlaubt, so fällt das Unternehmen als sog. “Diensteanbieter” unter die jeweiligen gesetzlichen Regelungen wie z.B. Telemediengesetz (TMK) und Telekommunikationsgesetz (TKG). Eine Einsichtnahme in das Email-Postfach ist genauso wenig zulässig wie das Sichern des Email Accounts im Rahmen der Backup- und Recovery-Strategie oder der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente . Ebenso sind Abwehrmaßnahmen für Spam-Nachrichten oder die IT Struktur bedrohende Emails mit Schadanhängen nur mit sehr komplizierten Regelungen und Mechanismen umzusetzen. Hinzu kommt ein Haftungsrisiko für IT-Verantwortliche und Geschäftsführung. Diese Probleme stehen stellvertretend für zahlreiche weitere Konflikte, die durch die private Nutzung von Email am Arbeitsplatz im Unternehmen entstehen.
Ist die private Email Nutzung am Arbeitsplatz durch das Unternehmen jedoch untersagt und dies entsprechend schriftlich fixiert und den Mitarbeitern bekannt gemacht und erklärt worden, lösen sich zwar nicht alle Probleme in Luft auf, jedoch ist die Abwicklung für das Unternehmen nun deutlich einfacher. Beispielsweise:
- Backup- und Recovery-Strategien können vollumfänglich greifen,
- somit wird auch den Aufbwahrungsvorschriften Genüge getan.
- Spam- und Schad-Email kann bereits auf dem Server abgefangen werden (es bedarf selbstverständlich noch weiterer Regelungen, was hiermit dann geschieht).
- Vertretungsregelungen in Abwesenheit lassen sich ohne den Verstoß gegen den Datenschutz, Brief‑, Post- und Fernmeldegeheimnis einrichten (es sollte jetzt ja keine private Korrespondenz im Email Postfach mehr geben).
Jedoch ist auch diese Variante nicht problemfrei. Wird ein Verbot der privaten Email Nutzung ausgesprochen, hat das Unternehmen das Recht, dies stichprobenartig zu kontrollieren. Tut es das jedoch nicht, dann wird es eingestuft, als würde es keine Verbotsregelung geben (Stichwort “betriebliche Übung”) und die eingangs geschilderten Probleme tun sich erneut auf.
Eine strikte Trennung zwischen privater Welt und Arbeitswelt ist heutzutage aufgrund der verschwimmenden Grenzen immer schwerer vorzunehmen und nicht mehr zeitgemäß. Zusätzlich ist es sicher wenig sinnvoll und nicht gerade der Motivation der Mitarbeiter zuträglich, wenn diese in Anbetracht von Überstunden und hoher Arbeitsbelastung vollkommen der privaten Kommunikationsmöglichkeiten beraubt werden. Aus diesem Grund empfehle ich den von mir betreuten Unternehmen — in Abhängigkeit vom Führungsstil — verschiedene Lösungswege. In einem unverbindlichen Beratungsgespräch erfahren Sie mehr, sprechen Sie mich an.
Stehen Sie mit Ihrem Unternehmen vor der Herausforderung, für diese Problematik entsprechende Lösungen finden zu müssen, so sprechen Sie mich an. Ich unterstütze Sie gerne mit meinem Know How und meiner Erfahrung als Berater für Datensicherheit und Datenschutz bei der Evaluierung, Konzeption, Formulierung, Schulung und Umsetzung.
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Hahn IT Services, Schwaig
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