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Pri­va­te Email Nut­zung am Arbeits­platz — Pro­ble­ma­tik und Lösungswege

Die­ses The­ma birgt zahl­rei­che recht­li­che Risi­ken für alle Betei­lig­ten. Je nach  bestehen­der (Nicht-) Rege­lung im Unter­neh­men dro­hen arbeits­recht­li­che Kon­se­quen­zen für die Mit­ar­bei­ter und das Unter­neh­men voll­führt einen Spa­gat zwi­schen Daten­schutz, Daten­si­cher­heit, Brief‑, Post- und Fern­mel­de­ge­heim­nis.  Ich will Sie hier nicht mit Geset­zen, Para­gra­phen und deren Aus­le­gun­gen lang­wei­len, son­dern gleich in die Pra­xis einsteigen.

Ist die pri­va­te Email Nut­zung im Unter­neh­men bis­her gedul­det oder erlaubt, so fällt das Unter­neh­men als sog. “Diens­te­an­bie­ter” unter die jewei­li­gen gesetz­li­chen Rege­lun­gen wie z.B. Tele­me­di­en­ge­setz (TMK) und Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­setz (TKG). Eine Ein­sicht­nah­me in das Email-Post­fach ist genau­so wenig zuläs­sig wie das Sichern des Email Accounts im Rah­men der Back­up- und Reco­very-Stra­te­gie oder der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­fris­ten für Geschäfts­do­ku­men­te . Eben­so sind Abwehr­maß­nah­men für Spam-Nach­rich­ten oder die IT Struk­tur bedro­hen­de Emails mit Schad­an­hän­gen nur mit sehr kom­pli­zier­ten Rege­lun­gen und Mecha­nis­men umzu­set­zen. Hin­zu kommt ein Haf­tungs­ri­si­ko für IT-Ver­ant­wort­li­che und Geschäfts­füh­rung. Die­se Pro­ble­me ste­hen stell­ver­tre­tend für zahl­rei­che wei­te­re Kon­flik­te, die durch die pri­va­te Nut­zung von Email am Arbeits­platz im Unter­neh­men entstehen.

Ist die pri­va­te Email Nut­zung am Arbeits­platz durch das Unter­neh­men jedoch unter­sagt und dies ent­spre­chend schrift­lich fixiert und den Mit­ar­bei­tern bekannt gemacht und erklärt wor­den, lösen sich zwar nicht alle Pro­ble­me in Luft auf, jedoch ist die Abwick­lung für das Unter­neh­men nun deut­lich ein­fa­cher. Beispielsweise:

  • Back­up- und Reco­very-Stra­te­gien kön­nen voll­um­fäng­lich greifen,
  • somit wird auch den Auf­b­wah­rungs­vor­schrif­ten Genü­ge getan.
  • Spam- und Schad-Email kann bereits auf dem Ser­ver abge­fan­gen wer­den (es bedarf selbst­ver­ständ­lich noch wei­te­rer Rege­lun­gen, was hier­mit dann geschieht).
  • Ver­tre­tungs­re­ge­lun­gen in Abwe­sen­heit las­sen sich ohne den Ver­stoß gegen den Daten­schutz, Brief‑, Post- und Fern­mel­de­ge­heim­nis ein­rich­ten (es soll­te jetzt ja kei­ne pri­va­te Kor­re­spon­denz im Email Post­fach mehr geben).

Jedoch ist auch die­se Vari­an­te nicht pro­blem­frei. Wird ein Ver­bot der pri­va­ten Email Nut­zung aus­ge­spro­chen, hat das Unter­neh­men das Recht, dies stich­pro­ben­ar­tig zu kon­trol­lie­ren. Tut es das jedoch nicht, dann wird es ein­ge­stuft, als wür­de es kei­ne Ver­bots­re­ge­lung geben (Stich­wort “betrieb­li­che Übung”) und die ein­gangs geschil­der­ten Pro­ble­me tun sich erneut auf.

Eine strik­te Tren­nung zwi­schen pri­va­ter Welt und Arbeits­welt ist heut­zu­ta­ge auf­grund der ver­schwim­men­den Gren­zen immer schwe­rer vor­zu­neh­men und nicht mehr zeit­ge­mäß. Zusätz­lich ist es sicher wenig sinn­voll und nicht gera­de der Moti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter zuträg­lich, wenn die­se in Anbe­tracht von Über­stun­den und hoher Arbeits­be­las­tung voll­kom­men der pri­va­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­kei­ten beraubt wer­den. Aus die­sem Grund emp­feh­le ich den von mir betreu­ten Unter­neh­men — in Abhän­gig­keit vom Füh­rungs­stil — ver­schie­de­ne Lösungs­we­ge. In einem unver­bind­li­chen Bera­tungs­ge­spräch erfah­ren Sie mehr, spre­chen Sie mich an.

Ste­hen Sie mit Ihrem Unter­neh­men vor der Her­aus­for­de­rung, für die­se Pro­ble­ma­tik ent­spre­chen­de Lösun­gen fin­den zu müs­sen, so spre­chen Sie mich an. Ich unter­stüt­ze Sie ger­ne mit mei­nem Know How und mei­ner Erfah­rung als Bera­ter für Daten­si­cher­heit und Daten­schutz bei der Eva­lu­ie­rung, Kon­zep­ti­on, For­mu­lie­rung, Schu­lung und Umsetzung.

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