Checkliste TOM Auftragsverarbeitung nach Art. 28 + 32 DSGVO - technische und organisatorische Maßnahmen

Ein­fa­che Doku­men­ta­ti­on und Prü­fung der TOM (Tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maßnahmen)

Art. 28 DSGVO Auf­trags­ver­ar­bei­ter schreibt die Über­prü­fung exter­ner Dienst­leis­ter vor, ob aus­rei­chend Garan­tien (TOM — tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men) für die siche­re Ver­ar­bei­tung im Sin­ne der DSGVO vor­lie­gen. Da wir für unse­re Kun­den zahl­rei­che Dienst­leis­ter im Rah­men der bis­he­ri­gen Auf­trags­da­ten­ver­ar­bei­tung und zukünf­ti­gen Auf­trags­ver­ar­bei­tung prü­fen, schla­gen hier nicht sel­ten ord­ner­wei­se Doku­men­ta­tio­nen über ein vor­han­de­nes oder ver­meint­li­ches Schutz­kon­zept beim Dienst­leis­ter auf. Nach dem Mot­to “Weni­ger ist oft­mals mehr” haben wir eine frü­he­re Check­lis­te für tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men (TOM) vom Daten­schutz-Guru RA Ste­phan Han­sen-Oest ergänzt und im Hin­blick auf die Sor­tie­rung der DSGVO über­ar­bei­tet. Da Ste­phan wei­te Tei­le sei­ner genia­len Vor­la­gen und Mus­ter kos­ten­frei zur Nut­zung zur Ver­fü­gung stellt und auch beim The­ma Daten­schutz gilt “Gemein­sam sind wir stark”, wol­len wir da nicht hintenanstehen.

Mit­tels der anhän­gen­den Check­lis­te Tech­ni­sche und Orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men, kurz TOM, als aus­füll­ba­res Word-For­mu­lar kann jeder Dienst­leis­ter ohne all­zu gro­ßen Zeit­auf­wand die bei ihm getrof­fe­nen Schutz­maß­nah­men doku­men­tie­ren (click & dir­ty). Die­se Anga­ben über­prüft der Auf­trag­ge­ber, kann bei Bedarf nach­fra­gen oder Punk­te im Detail klä­ren. Mit der Ergeb­nis­pro­to­kol­lie­rung am Ende soll­te auch der Doku­men­ta­ti­ons- und Rechen­schafts­pflicht zu dem Punkt Genü­ge getan sein. Ein Auf­trag­ge­ber kann sei­nem Dienst­leis­ter die­se Check­lis­te auch direkt zusen­den, damit die­ser sei­ne Doku­men­ta­ti­on erstel­len und zurück­sen­den kann. Als Anhang zur Ver­ein­ba­rung zur Auf­trags­ver­ar­bei­tung von Ste­phan eig­net sich das Doku­ment eben­so. Klei­ner Neben­ef­fekt: Wenn der Auf­trag­ge­ber damit sei­ne TOM doku­men­tiert, kann er auf die­se Stan­dard-TOM im Ver­zeich­nis von Ver­ar­bei­tungs­tä­tig­kei­ten ver­wei­sen und muss dort die­se Anga­ben nicht erneut wiederholen.

Bit­te beach­ten: Die­se Check­lis­te ent­bin­det natür­lich nicht von der kon­kre­ten Prü­fung, ob die genann­ten Schutz­maß­nah­men für das ange­streb­te Schutz­ziel aus­rei­chend sind. Im Zwei­fel sind die Anga­ben mit wei­te­rer Doku­men­ta­ti­on, Inter­views oder Vor-Ort-Prü­fun­gen zu vertiefen.

Anre­gun­gen und Ideen zu Ergän­zun­gen sind ger­ne willkommen.

Auf­trags­ver­ar­bei­tung ist übri­gens nichts Neu­es. Bis­her hieß es Auf­trags­da­ten­ver­ar­bei­tung. Es sind jedoch eini­ge Ergän­zun­gen und höhe­re Doku­men­ta­ti­ons­an­for­de­run­gen hinzugekommen.

Hier fin­den Sie noch eini­ge Fra­gen und Ant­wor­ten zu die­ser Check­lis­te, die uns im Lau­fe der Zeit erreicht haben.

Bit­te nut­zen Sie die aktu­el­le Ver­si­on 3.1: